Є кілька причин, чому працівник може потребувати доказів, які вона працює для вас. Як правило, це тому, що хтось, наприклад, орендодавець, хоче підтвердити, що ваш працівник має роботу і постійний дохід. Іноземним працівникам може знадобитися лист-верифікація для отримання візи. Написання листа не ускладнене, якщо ви обережно не віддаєте жодної конфіденційної інформації.
Шаблони та форми
Перевірте, чи має ваш відділ кадрів стандартизований шаблон для листів верифікації. Це звичайна практика, особливо на великих фірмах. Шаблон робить його швидше для письменника, щоб закінчити, і HR не потрібно турбуватися про лист, що говорить щось не так. Якщо письмо повинно кваліфікувати працівника для певних видів державних виплат, залучене агентство може мати стандартизовану форму. Це до працівника, щоб принести форму в, після чого ви заповнюєте його.
Зберігайте його формально
Лист з підтвердженням не є дружнім, і це не творче письмо. Це справжній бізнес, тому надсилайте його на фірмовому бланку компанії, написаному в стандартному бізнес-форматі. Підпишіть його як будь-який інший діловий лист. Тема - "Перевірка зайнятості для Джейн Доу" - дозволяє одержувачу знати тему. Текст, де ви розповідаєте одержувачу, що Джейн Доу дійсно працює для вас, і яка її зарплата, якщо це необхідно. Коли ви пишете на імміграцію, вам може знадобитися також включити деталі про те, як довго вона працювала для вас і які її обов'язки.
Дотримуйся правил
Зверніться до відділу управління персоналом не тільки про наявні шаблони, але й про будь-які процедури, які необхідно виконати. Це може бути правило компанії, наприклад, що перед тим, як надіслати інформацію про свого співробітника, працівник повинен авторизувати його в письмовій формі. Закріпіть листа на голих фактах: якщо в листі не запитується інформація про заробітну плату, не надайте її. Уникайте зауважень щодо особистості або результатів роботи співробітника, які могли б повернутися до вас.
Речі для спостереження
Верифікаційні листи звучать рутинними, але важливими рішеннями - чи отримує ваш співробітник квартиру або страховий поліс? - може залежати від них. Не просто викидайте відповіді: Отримайте факти про дату зайнятості або заробітну плату з записів вашої компанії, перш ніж розмістити їх на папері. (Прочитайте лист перед тим, як відправити його, або HR зробить це. Помилка $ 50,000, коли зарплата вашого працівника $ 60,000 може вплинути на те, чи вона отримає квартиру.
