Незалежно від того, чи організовуєте ви відступ від бізнесу, вибираєте вечірку для благодійної організації або проводять політичну конференцію, показуючи належну повагу та доброту до всіх ваших гостей, це гарантує успіх вашої події. Проте, вітаючи шановних гостей, потрібно більше планування та уваги. Від обіцяного етикету до вступних промов до приміщень, важливо допомогти вашому гостю почувати себе комфортно, поважати і цінувати. Водночас, навіть високоповажних гостей можна відштовхнути від постійного тиску, щоб справити враження. Плануйте свою подію так, щоб ваш гість мав час відпочити і зарядити між зустрічами, харчуванням і сесіями.
Вітайте свого гостя особисто. Незалежно від того, чи зустрічаєте ви високопоставленого гостя в аеропорту або безпосередньо перед офіційною діловою зустріччю, вітайте його дружним рукостисканням і коротким вступом. Продовжуйте вводити будь-кого із супроводжуючих партнерів для вашого гостя. Наприклад, можна сказати: «Пані.Важливим гостем, я хотів би познайомити Вас з рекламним представником нашої організації, Джеком Джексоном.
Подаруйте своїм гостям порядок денний подій, в якому викладені зустрічі та місця, організовані страви, групові заняття та простої. Ознайомте свого гостя з об'єктом зустрічей або подією, продовжуючи ознайомлювати її з колегами, з якими ви натрапили під час процесу.
Зробіть свого гостя максимально комфортним. Якщо Ваша подія вимагає ночівлі, зарезервуйте номер заздалегідь. Майте копію порядку денного заходу в кімнаті, а також контактну інформацію для себе та інших організаторів. Крім того, переконайтеся, що ваші конференц-зали чисті, організовані та добре помічені.
Дотримуйтесь етикетів для офіційних обідніх вечірок. Ваш видатний гість має сидіти праворуч від господаря. Карти місцеположення можуть використовуватися для визначення місця відпочинку гостей.
Напишіть і виконайте коротку, але професійну промову, щоб познайомити свого видатного гостя, якщо він планується виступити на зустрічі, обіді або вечері. В іншому випадку вітайте свого гостя з короткими зауваженнями, що стосуються його посади чи почестей на будь-якому засіданні або події, в якому він є учасником. Для вступного виступу потрібно готуватися заздалегідь, розробляючи короткий біографічний нарис вашого спікера, досліджуючи його повноваження, досягнення та відзнаки. У вступній промові слід звернутися до теми, що стосується, актуальності теми та короткого огляду повноважень доповідача. Збережіть його ім'я для останнього, як для створення імпульсу, так і як прийом для глядачів, щоб вітати гостей.
