Журнал обліку заробітної плати містить інформацію про заробітну плату і зарплати працівникам. Інформація часто буває за один звітний період. Компаніям необхідно буде створити спеціальну головну книгу для інформації про заробітну плату. Інша назва цієї книги може бути журналом заробітної плати. Журнал може містити більше інформації, ніж традиційна книга. На кожному рахунку міститься інформація, що стосується заробітної плати, зарплат, пільг, податків на заробітну плату та іншої інформації. Компаніям зазвичай потрібно встановлювати рахунки витрат і відповідальності.
Створити облікові записи контролю заробітної плати. Це рахунки головної книги верхнього рівня, які контролюють кожен обліковий запис під ним. Номер контрольного рахунку може бути 200500 для кредиторської заборгованості та 600500 для витрат.
Використовуйте різні номери рахунків для заробітної плати. Рахунок заробітної плати повинен містити інформацію для працівників, що сплачуються щогодини. Рахунки заробітної плати повинні бути спеціально для фіксованих витрат на оплату праці. Номер рахунку повинен починатися з 200501 та 600501 (кредиторська заборгованість та витрати), продовжуючи таким чином для кожного необхідного рахунку.
Вкажіть кожний податок на заробітну плату окремо в головній книзі. Податки на заробітну плату включають федеральний, державний, соціальний захист, Medicare і безробіття. Створіть рахунок витрат для частини роботодавця та відповідний рахунок для кожного податку.
Запис платіжних записів на основі нарахування. Наприклад, готуйте фонд заробітної плати в кінці кожного двотижневого періоду заробітної плати. Розміщуйте інформацію у відповідних рахунках видатків і платежів.
Обмежити доступ до обліку заробітної плати старшим бухгалтерам. Ці особи мають бути єдиними, хто має доступ до книги для внесення змін.
