Незалежно від того, чи продаєте ви віджети або надаєте послуги та експертизу, листи, які вимагають оплати за прострочені рахунки, є необхідною частиною ведення бізнесу. Іноді люди просто повинні нагадувати про свої борги. Інколи клієнти можуть цілеспрямовано уникати своїх зобов'язань. У першому випадку ці листи можуть прискорити оплату належної суми; в останньому, вони можуть допомогти продемонструвати кроки, які ви зробили, перш ніж шукати формальних зусиль зі збору коштів, які можуть допомогти вам переважати в суді. У всіх випадках листи повинні бути розроблені чітко, лаконічно і ввічливо, професійно
Вкажіть баланс
У вступній частині листа має бути чітко вказано належне сальдо. Після простого привітання (наприклад, «Шановний містер Сміт»), відкрийте лист, відверто нагадавши читачеві про точну суму, яку ви заборгували. Використовуйте такі висловлювання, як “Цей лист нагадує вам про непогашений залишок боргу перед корпорацією ABC. Наші записи показують, що Ваш рахунок прострочений у розмірі $ 56.39. ”Перед тим, як розробити цей розділ листа, перевірте точну суму заборгованості. Додайте копію невиплаченого рахунка до листа та зробіть посилання на додаток у цьому розділі.
Опишіть прийнятні форми погашення
Залежно від характеру заборгованості, політики кредиторської заборгованості вашого бізнесу та того, наскільки швидко ви хотіли б відшкодувати заборгованість, прийнятна форма оплати є ще однією важливою деталлю, яка чітко визначається. Готівка в руках, очевидно, швидше, ніж очікування особистого чека, але в залежності від суми може бути неможливо вимагати виплати таким чином. Крім того, не кожен бізнес приймає кредитні картки, а компанії можуть приймати картку одного емітента, а не іншу. У будь-якому випадку, включіть заяву, наприклад: «Оплата може бути здійснена готівкою, чеком або кредитною карткою. Ми приймаємо Visa або Mastercard. Чеки можуть бути оформлені на рахунок рахунків.
Чітко вказати термін
Не залишайте вимогу про строк погашення для інтерпретації. Використовуйте заяву, наприклад, "Будь ласка, відправте цей баланс протягом 10 робочих днів або негайно зв’яжіться з нашим офісом, щоб здійснити платіж по телефону". Встановлення терміну не тільки повторює почуття терміновості для читача, але також дає вам часові рамки, коли Ви можете розраховувати на платіж, і ви можете розглянути, що робити далі, якщо оплата не відображається в цьому вікні.
Державні наслідки для затримки
Якщо є які-небудь наслідки для подальшої затримки платежу, зазначте їх у закритті листа. Загальним наслідком є започаткування формальних судових дій щодо стягнення суми в суді. Інші наслідки можуть полягати в підвищенні спору вгору в організації або припиненні надання послуг. Якщо лист є остаточним попередженням, використовуйте такі заяви: «Це остаточне повідомлення, яке ви отримаєте. Якщо ми не отримаємо повну оплату протягом 10 днів з дати цього листа, ми будемо шукати всі правові засоби для відшкодування цього боргу."
