Коли ви керуєте проектом або командою, в кінцевому підсумку ви повинні будете придбати продукти або послуги від зовнішньої компанії. Фірми мають протоколи, які деталізують конкретні доларові суми, які співробітники можуть авторизувати від імені компанії. Якщо покупка, яку ви шукаєте, перевищує заданий поріг, адміністратор повинен авторизувати покупку. У цих випадках пропозиція про купівлю використовується для обґрунтування необхідності придбання, особливо коли витрати будуть великими або впливатимуть на значну частину бізнесу.
Створіть таблицю порівняння. Графік повинен перераховувати кожного постачальника товару або послуги, який ви шукаєте, і містити відповідні атрибути щодо пропозиції. Наприклад, якщо ви шукаєте постачальника, щоб забезпечити командну діяльність для персоналу, категорії включатимуть: назву компанії, місце розташування, параметри діяльності, опції за ціною, включений персонал, минулі клієнти та реферали / посилання. Включіть якомога більше атрибутів "на перший погляд". Це полегшить перегляд даних.
Зробіть своє дослідження. Складіть список з трьох-п'яти постачальників, які постачають товар або послугу, яку ви шукаєте. Включення декількох постачальників у вашу пропозицію свідчить про належну перевірку та допомагає менеджеру швидко зрозуміти ваші міркування. Отримати письмову цитату від кожного постачальника і заповнити діаграму порівняння з їхніми даними. Плануйте відповідним чином, оскільки деякі постачальники вимагають часу для постачання котирувань. Отримайте зобов'язання від контакту постачальника щодо того, коли ви отримаєте письмову пропозицію. Нарешті, зверніться до постачальника за посиланнями від фірм, з якими вони займалися, які подібні до ваших.
Телефонуйте посилання постачальника. Всі інші атрибути, такі як ціна та послуги, можуть вважатися рівними, але не всі постачальники будуть добре підходити для вашої фірми. Виробник може мати потрібний продукт, але не може доставити його вчасно надійно. Постачальники послуг можуть не мати досвіду роботи з вашою фірмою, але дуже добре працюють з іншими видами. Посилання допоможуть вам захиститись від подібних проблем і посилити дійсність вашої пропозиції.
Прийняти рішення. Порівняйте постачальників на основі визначених атрибутів, посилань і письмових цитат. Поділіться своїми висновками з колегою, чия думка ви цінуєте, і попросіть про її внесок. Залишайтеся об'єктивними і вибирайте постачальника з найсильнішим значенням для компанії.
Створіть нотатку. Надішліть листа особі, що приймає рішення про покупку. Напишіть короткий виклад своєї наміри придбати і чітко зазначте, чому покупка необхідна і які переваги вона матиме для фірми. Якщо ви можете розрахувати рентабельність інвестицій, обов'язково включіть ці відомості до записки. Також включіть проведене вами дослідження, обґрунтування вашого рішення та пов'язані з цим короткострокові та довгострокові витрати на придбання.
Доставити записку своєму керівнику. Включіть пропозиції про постачальника та діаграму порівняння як вкладення. Заплануйте зустріч з керівником, щоб детально обговорити покупку. Постарайтеся передбачити питання, які буде мати ваш керівник і прийти на заплановану зустріч з сильними, впевненими відповідями.
Поради
-
Розділіть поточні витрати та витрати на встановлення на порівняльній таблиці.
