Звітування про грант, отриманий вашою організацією, є важливим аспектом відносин між установою, що надає грант, та одержувачем гранту. Звіти про гранти надають інформацію про заходи, що були проведені в оригінальній пропозиції гранту, нові висновки, недоліки, успіхи та фінанси. Бути чесним, чітким і надісланим у звіті про надання гранту допомагає установі, що надає гранти, оцінити свій вплив і дізнатися з досвіду організації. Важливо повідомляти про конкретні результати та заходи, запропоновані в оригінальній пропозиції гранту. Звіти про гранти, як правило, містять супровідний лист, титульний лист, розповідь і розділ фінансових питань.
Збір інформації та завдання делегатів
Коли ви починаєте писати грантову доповідь, ви хочете бути чітко зрозумілими щодо специфіки, яку ви запропонували в грантовій заявці, і бути добре знайомими з проектом, що фінансується за рахунок цього гранту. Див. Пропозицію гранту та лист-грант.
Задовго до кінцевого терміну звіту, зверніться за допомогою до керівників відповідних відомств, які необхідно виконати. Наприклад, консультувати фінанси та бухгалтерський облік для фінансових звітів, програмного персоналу для польових звітів, виконавчого директора для підписання та повідомлень для фотографій.
Збирайте різні матеріали і тримайте їх на кінчиках пальців, коли ви поміщаєте їх у звіт.
Напишіть Обкладинку та Розповідну частину
Перший розділ є титульним листом і закликає до основної контактної інформації та даних, які пов'язують ваш звіт про грант з оригінальною пропозицією гранту. Цей розділ містить юридичну назву вашої організації, діапазон дат проекту, зазначений у гранті, ім'я виконавчого директора або президента вашої організації, ім'я контактної особи, найбільш знайомої з фінансованим проектом, та звіт про надання гранту. Також вкажіть повну поштову адресу, номер телефону та факсу, адресу електронної пошти, назву проекту, суму гранту, ідентифікаційний номер гранту та мету надання гранту. Будьте впевнені, що вся ця інформація відповідає тому, що є в оригінальній заявці на грант та листа-нагороді. У нижньому колонтитулі звіту розмістіть свій ідентифікаційний номер гранту та номер сторінки звіту.
У розділі розповіді опишіть, як фінансування проекту змінило вашу спільноту або життя людей, яким ви допомагали. Ви можете надати кількісні дані та статистичні дані, такі як ступінь закінчення навчання, рівень доходів або оцінок. Ви також можете надати якісні дані, такі як опитування, інтерв'ю або розповіді окремих осіб або сімей, які скористалися вашими послугами.
Скажіть грантодавцеві, якщо ви виявили щось нове в результаті надання гранту. Поясніть, якщо сталося щось несподіване, добре чи погано.
Розкажіть грантодавцеві, чи ви працювали у співпраці з іншими організаціями та як це вплинуло на проект. Це важливо, оскільки грантодавці цінують співпрацю між організаціями.
Поділіться всіма уроками, отриманими в результаті проекту. Опишіть докладно будь-які виклики, які виникли під час вашого проекту, і як ви їх подолали. Якщо ви зробите це добре, ви отримаєте багато поваги від грантодавця. Вони оцінюють, коли неприбуткові організації говорять йому, що це, на відміну від цукрового покриття ситуації.
Дозвольте грантодавцю знати, які плани на майбутнє будуть для проекту. Включіть джерела фінансування, якщо проект продовжиться. Поясніть, як можна змінити проект, враховуючи нові уроки.
Дякуємо грантодавцеві за його щедрість в інвестуванні у ваш проект. Висловіть свою вдячність. Додайте додаткові відповідні коментарі.
Включити фінанси
Учасник гранту може попросити конкретні фінансові звіти, такі як доходи, грошові потоки та баланс. Надіслати запитувані звіти за проектний рік. Поясніть будь-які екстремальні зміни у фінансовому стані від моменту, коли ви отримали нагороду від гранту до часу, який ви повідомляєте. Це краще, щоб ви вказали це і мали хороше пояснення, ніж щоб грантодавець відкрив сам. Будьте вперед.
Надайте детальну звітність про кошти, отримані від гранту, витраченого на конкретні проекти. Деталі, наведені в цьому розділі, повинні безпосередньо відповідати вашому бюджету в пропозиції гранту.
Якщо у вас були несподівані витрати, включіть їх у звіт і визначте їх як такі. Також поясніть ці витрати у описовому розділі звіту про грант.
Пакуйте звіт
Включіть короткий супровідний лист із зазначенням змісту звіту, який повинен містити ваш ідентифікаційний номер премії. Лист повинен бути від виконавчого директора або президента вашої організації до його або її еквівалента в установі надання гранту. Лист повинен знову подякувати донору за грант. Ви ніколи не можете дійсно подякувати.
Редагуйте розповідь гранту за допомогою одного іншого колеги. Отримати остаточний відхід від фінансів на фінансах. Переконайтеся, що шрифт і тон звіту є послідовними під час редагування.
Додайте опитування, графіки, карти, статистику або інформацію, зібрану для вимірювання вашого проекту. Ви підсумували найважливіші аспекти описового розділу, але вони повинні бути доступними для довідки. Вкажіть всі дані якомога стисліше.
Використовуйте рекламні вкладення економно. Грантодавці дуже зайняті і просто не мають часу, щоб пробратися, незважаючи на те, що кожен з ваших рекламних листів, фотографій і прес-релізів. Виберіть найкращі дві або три фотографії, опубліковані або ефірні медіафайли, і, можливо, бюлетень вашої організації. Якщо ви вирішили додати додатковий матеріал, переконайтеся, що він допомагає вашому випадку та має безпосереднє відношення до проекту.
Отримати підпис від уповноваженого представника вашої організації - ймовірно, той самий чоловік, який підписав заявку на грант.
Надіслати на час
Надішліть звіт про надання гранту в середовищі та режимі, продиктованому в листі-премії. Установа, яка надає грант, може звернутися за електронною поштою, мати інтернет-портал або віддати перевагу три копії, надіслані поштою USPS. Це завжди безпечно для перевірки.
Підтвердьте отримання. Якщо ви не отримали автоматичного підтвердження, ви можете зв'язатися з відповідним персоналом установи, що надає грант, щоб підтвердити отримання вашого звіту про грант.
Збережіть копію для ваших записів. У випадку, якщо з видачею вашого звіту про грант що-небудь станеться, ви повинні бути готові надати іншу копію грантодавцю.
