Система людських ресурсів (HRS) - це система інформаційних технологій, яка фіксує, зберігає та поширює інформацію, пов'язану з практикою, політикою та управлінням людськими ресурсами в організації. Він також відомий як система управління людськими ресурсами (HRMS), інформаційна система людських ресурсів (HRIS), система управління людським капіталом (HCMS) і інформаційні технології людських ресурсів (HRIT). HRS допомагає організації керувати всіма складними та взаємопов'язаними аспектами людських ресурсів, включаючи дотримання федерального та державного законів про зайнятість.
Структура HMS
HRS автоматизує ключові функції управління людськими ресурсами, такі як управління персоналом, компенсації та пільги, а також підтримку прийняття рішень. Вона складається з комплексу інтегрованих баз даних, пов'язаних з функціональними одиницями обробки, таких як найм, час і відвідуваність, оплата праці, пенсії, навички працівників і навчання. Оскільки бази даних є інтегрованими, основну інформацію, таку як ім'я працівника, адресу та номер соціального страхування, потрібно вводити лише один раз, після чого всі функціональні одиниці обробки можуть отримувати та використовувати інформацію.
Управління персоналом
HRS фіксує всю інформацію про працівників від початкової заявки на працевлаштування до остаточної зарплати. Він відображає основну ідентифікаційну інформацію, завдання роботи, інформацію про ефективність роботи, рівень оплати праці, інвентаризацію навичок працівників та історію навчання. Інформація, зафіксована в базі даних управління працівниками, також використовується для обов'язкової звітності Комісії з рівних можливостей зайнятості (EEOC), наприклад, віку, статі, національного походження, раси та інвалідності.
Компенсація та пільги
Функції компенсації та пільг HRS збирають інформацію про відпрацьовані години і використовують її для розрахунку заробітної плати, суми федеральних та державних податків та інших відрахувань, таких як медичне страхування та пенсійні внески. Система генерує зарплати або депозити безпосередньо на банківські рахунки співробітників. Він також обчислює зароблені відпустки та відпустку по хворобі з періодом виплати зарплати та підсумками з початку року.
Підтримка прийняття рішень
HRS спрощує діяльність з підготовки звітності та підтримки прийняття рішень, генеруючи стандартні звіти про людські ресурси, такі як оплата праці, нові співробітники та переклади працівників. Ця інформація використовується для управління бізнесом, вимірювання ефективності організації та планування на майбутнє. HRS також дозволяє користувачам генерувати спеціальні звіти для аналізу окремих ситуацій та виявлення тенденцій, таких як збільшення обороту працівників в одній області організації.
Обмін інформацією
Системи людських ресурсів сприяють обміну інформацією та інтеграції з іншими важливими бізнес-системами організації, включаючи фінансовий, бухгалтерський і ланцюжок постачання. Вони також дозволяють обмін даними з третіми сторонами, наприклад, звіти для регуляторних органів та передачу даних до та від адміністраторів медичного страхування та пенсійного плану.
Співробітник самообслуговування
Багато систем людських ресурсів включають функцію самообслуговування працівників, яка функціонує через інтранет-посилання - безпечний і приватний веб-сайт компанії. Користуючись цим веб-сайтом, співробітники можуть оновлювати свою особисту інформацію, вводити відпрацьовані години, реєструватися для навчання і шукати накопичені канікули і лікарняні без необхідності звертатися до представника з людських ресурсів. Співробітники можуть переглядати свою інформацію з комп'ютера на робочих столах, портативного комп'ютера або з комп'ютерного кіоску, розташованого на фабричному поверсі або на складі.
