Коли ви вирішите видати кредитні картки певним працівникам, вам необхідно встановити правила та правила, що регулюють використання цих карток. Також є гарна ідея мати набір процедур, які допоможуть відслідковувати витрати кредитних карток, а також тримати витрати під контролем. Кредитні картки компанії повинні видаватися лише працівникам, які потребують їх у комерційних цілях, таких як витрати на поїздки або офісні витрати. Одним з положень кредитної картки компанії має бути те, що зловживання карткою призведе до припинення дії.
Особисте використання
Бізнес-кредитні картки можуть слугувати зручним способом фінансування випадкових покупок і ділових поїздок, але вони також являють собою значну можливість для зловживань. Гарна політика та процедури можуть допомогти захистити бізнес від працівників, які використовують картки для покриття своїх особистих витрат, і можуть захистити співробітників, давши їм можливість знати, які види покупок вони можуть безпечно робити, не побоюючись репресій.
Одним із способів збереження кредитної картки компанії від працівників для особистого користування є випуск лише карток співробітникам, які демонструють хорошу фінансову відповідальність. Це може зажадати проведення перевірки кредиту на працівників, які розглядаються для отримання картки. Необхідно розробити політику, яка забороняє використання кредитних карток компанії для особистих покупок. Щоб допомогти пом'якшити це, картки повинні бути видані співробітникам через компанію, і компанія повинна отримувати щомісячний рахунок. Співробітники повинні бути зобов'язані подавати форму витрат для визначення кожного з витрат, що стягуються з картки. Якщо аркуш витрат не відповідає фактичному рахунку, то може бути особисте використання картки. Ця система стримувань і противаг допомагає нагадати працівникам, що вони відповідають за те, як їхня картка використовується.
Підтвердження
Кредитна картка компанії повинна використовуватися тільки в комерційних цілях, але коли працівник перебуває на дорозі, розважаючи клієнтів, межа між бізнес-цілями та особистим використанням може бути розмита. Кожне використання кредитної картки компанії має бути попередньо схвалене компанією. Для змінних тарифів, таких як розважальні клієнти, має бути прийнятий протокол, який окреслює та визначає прийнятні форми розваг. Перед тим, як розважати клієнтів, працівникові слід надати заздалегідь визначений ліміт на суму, за яку компанія платить, коли мова йде про витрати на кредитну картку компанії. Витрати за заздалегідь визначену суму є відповідальністю співробітника, а використання кредитної картки в будь-яких несанкціонованих формах розваг має призвести до припинення дії.
Відповідальність
Оскільки кредитні картки компаній будуть використовуватися лише для цілей компанії, що попередньо зареєстровані, це може бути гарною ідеєю, щоб не дозволяти співробітникам переносити з ними кредитні картки компаній, крім конкретних цілей. Видача кредитних карток тільки на необхідній основі може допомогти забезпечити відсутність несанкціонованих платежів на кредитних картках компанії.
