Перехід від використання паперу та олівців або різноманітних окремих комп'ютерних програм до інтегрованої інформаційної системи - це вірна ознака зростання малого бізнесу. На відміну від нероз'єднаної ручної системи, технологічна система обробляє всі аспекти зберігання, обробки, розповсюдження та передачі ділової інформації з центрального розташування. Хоча головні цілі часто зосереджуються на нематеріальних вигодах, таких як отримання конкурентних переваг або збільшення задоволеності клієнтів, багато компаній також користуються відчутною перевагою, наприклад, економією коштів, покращеним контролем і меншою кількістю помилок вводу даних.
Визначення матеріальних
Те, що ви включите до списку матеріальних переваг, залежить від того, чи класифікуєте ви ці переваги за допомогою вузького або широкого визначення. Якщо ваша компанія використовує вузьке визначення, відчутні вигоди - це лише ті, які можна кількісно оцінити і виміряти в грошовому вираженні. Вони включають як негайне скорочення витрат, так і довгострокову економію коштів. Широке визначення також включає квазі-відчутні переваги, які ви не можете кількісно оцінити в грошовому вираженні, але які можна безпосередньо побачити, доторкнутися або відчути.
Переваги економії коштів
Хоча часто потрібно час, щоб почати реалізовувати переваги та витрати на економію коштів, вони не скоротяться за одну ніч, але з часом фінансові вигоди стають більш очевидними. Крім того, ці переваги часто відбуваються в послідовності. Наприклад, інформаційна система збільшує продуктивність, що може призвести до скорочення робочої сили, що знижує операційні витрати. Це також може поліпшити ефективність інвентаризації, що часто знижує час виконання і призводить до зменшення вимог і витрат на інвентаризацію.
Краще внутрішній контроль
Ряд відчутних переваг сприяє покращенню профілактичного та детективного внутрішнього контролю. Наприклад, централізована система зберігання інформації дозволяє покращити контроль доступу. Більш швидка звітність, яка часто призводить до зворотного зв'язку в реальному часі, підвищує підзвітність і зменшує шанси на зловживання активами бізнесу, шахрайством або внутрішніми крадіжками. Крім того, автоматичне відстеження не тільки полегшує пошук поточних і історичних документів, але й дозволяє створювати й переглядати повні аудиторські стежки для більшості будь-яких транзакцій.
Збільшення доходів
Інформаційна система може поліпшити час відгуку та збільшити доходи від продажу. Матеріальні переваги, такі як покращення доступності даних та менша кількість інформаційних вузьких місць у частині інформаційної системи управління запасами, можуть допомогти збільшити продажі за рахунок зменшення запасів і зворотних замовлень. У частині управління клієнтськими відносинами більш легкий доступ до інформації клієнта може означати різницю між виробництвом і не здійсненням продажу. Вона також дозволяє співробітникам відділу продажів та обслуговування клієнтів контролювати історію замовлень клієнтів і планувати своєчасні дзвінки з продажу.
