Уявіть собі робоче середовище, де ви не мали вказівки про те, як ефективно спілкуватися зі своїми колегами, а також ніякої політики щодо того, що сказати зовнішньому світу. Це не схоже на те, що бізнес буде дуже успішним, чи не так? Те, як організація спілкується з тими, хто в ній, і ті, що знаходяться поза нею, є невід'ємною частиною її успіху. Комунікаційні політики та вказівки допомагають співробітникам ділитися інформацією, щоб ефективно виконувати свою роботу та підтримувати зовнішній вигляд організації.
Роль внутрішніх комунікацій
Внутрішнє спілкування відбувається тоді, коли бізнес ділиться інформацією всередині себе зі своїми співробітниками. Компанії можуть внутрішньо спілкуватися в письмовій формі через електронні листи та записки або усні на зборах та конференціях. Головною метою внутрішнього спілкування є виявлення та розподіл цілей компанії. Життєво важливо, щоб співробітники знали, до чого вони працюють. Цілі можуть бути загальноосвітніми, відомчими або індивідуальними. Незважаючи на це, знаючи, що їхня мета на роботі допомагає співробітникам залишатися в курсі.
Створення кращого робочого середовища є ще однією причиною того, чому внутрішня комунікація настільки важлива. Спілкуючись у компанії про організаційні зміни, кількість продажів і проблеми з людськими ресурсами, підприємства можуть створювати прозорі та ефективні робочі середовища, де співробітники процвітають. Це допомагає знизити темпи обороту, залучити нових талантів і підвищити задоволеність працівників. Підприємства також можуть припинити чутки компанії, перш ніж вони почнуть, забезпечуючи, щоб вони спілкувалися відкрито і регулярно зі своїми співробітниками.
Внутрішня комунікація допомагає підприємствам залишатися на бренд і зберігати контроль над повідомленням. Маючи сильне обіцяння бренду, яке повідомляється внутрішньо, співробітники краще керуються розмовами з клієнтами та іншими зовнішніми сторонами. Завдяки комунікації, що призводить до чітких цілей і добре підготовленого персоналу, підприємства мають більше шансів забезпечити позитивну взаємодію з клієнтами.
Мета зовнішніх комунікацій
Зовнішнє спілкування відбувається, коли бізнес обмінюється інформацією з клієнтами, перспективами, партнерами, постачальниками, інвесторами та іншими зацікавленими сторонами за межами компанії. Цілком важливо, щоб організація впроваджувала політику, яка керує працівниками щодо того, яку інформацію можна розділити за межами компанії, з ким її поділити і як поділитися нею.
Наявність вказівок щодо того, яку інформацію можна поділитися, з якою стороною важливо, щоб певна інформація не потрапила в чужі руки або створила проблеми для компанії. Наприклад, якщо компанія розробляє новий продукт, який буде революціонізувати ринок, важливо не розділяти конкретні деталі цього продукту з конкурентами до його випуску. Проте компанія, можливо, захоче розповісти своїм клієнтам, інвесторам і партнерам про продукт перед будь-яким іншим.
Контроль негативної інформації про компанію є однією з причин ефективної зовнішньої комунікації настільки важливою. Маючи стратегію, організації можуть звернутися до зовнішніх зацікавлених сторін і обговорити існуючі питання. Якщо компанія має справу з PR-катастрофою, наприклад, наявність плану спілкування зі ЗМІ та клієнтами є важливою частиною розв'язання ситуації.
Забезпечення внутрішнього та зовнішнього уніфікованого повідомлення
Щоб бізнес був успішним, внутрішні та зовнішні комунікації повинні працювати разом для досягнення цілей компанії. Наприклад, якщо компанія ділиться конфліктною інформацією зі своїми співробітниками та його інвесторами, їм, можливо, доведеться мати справу з декількома нещасними та невмотивованими зацікавленими сторонами, що може призвести до більших проблем.
Підприємства повинні дивитися як на внутрішню, так і на зовнішню аудиторію, щоб мати єдину комунікаційну політику. Наприклад, якщо компанія розробляє повідомлення про бренд, важливо створити точки розмови як для внутрішнього, так і для зовнішнього використання разом. Таким чином, компанія може розробити повідомлення, що звертається до своїх співробітників і мотивує їх виконувати свою роботу, крім інформації, що спонукає своїх клієнтів і партнерів. Якщо обмін повідомленнями розроблявся окремо, можуть виникати конфліктні ідеї або різні терміни, які змішують як внутрішньо, так і зовні.
