Щорічні фінансові аудити необхідні для всіх державних компаній. Багато приватних фірм, особливо ті, які отримують фінансування від інвесторів, також повинні пройти щорічний аудит. Залежно від розміру та складності компанії, фінансовий аудит може проходити протягом кількох місяців і коштуватиме значну суму грошей. Процес проведення аудитного тендеру починається з подання тендерних пропозицій. Аудиторські фірми надають аудитні тендерні пропозиції, подані відповідно до інструкцій, детально описаних у листі або запиті на проведення аудиторських послуг.
Тендерний документ
Запрошувальна фірма надсилає тендерні листи для аудиторських послуг компаніям, які запитують заявки. Умови, передбачені в документі, включають обмеження лише на одну пропозицію на кожного учасника тендеру, процедурний графік розгляду та затвердження, критерії прийнятності та відбору. У листі також обговорюються візити на місця та пов'язані з ними витрати на тендери.
Підготовка тендерів
Аудиторська фірма готує тендерну документацію, яка повинна дотримуватися певних умов і містити певні компоненти на вимогу потенційної фірми-наймача. Кожен процес може мати свої власні вимоги, але, як правило, учасники тендеру повинні включати проект контракту. Цей договір повинен включати загальні умови та відповідати будь-яким особливим умовам. Він повинен надати пояснення запропонованих термінів і включити модель фінансової пропозиції для роботи з аудиторським проектом.
Кваліфікація
Пропозиція аудиторської фірми повинна включати умови зайнятості, досвід членів її команди та опис ключового персоналу - зазвичай експертів, які будуть частиною групи з аудиту. Аудиторська фірма повинна надати опис методології організації та аудиту. Це включає обґрунтування, стратегію, графік аудиту та підтвердження відповідного досвіду. Запрошувальна фірма може вимагати мінімальну кількість попередньо виконаних аудитів, схожих за обсягом або характером, на власні потреби.
Подання тендерів
Аудиторські фірми повинні дотримуватися офіційного процесу подання тендерних пропозицій. Тендер повинен бути запечатаний і доставлений відповідно до зазначеного потенційним клієнтом. Час подання та дата будуть визначені у листі-запрошенні. Учасники тендеру можуть подавати варіанти своїх пропозицій, але вони повинні упакувати та запечатати їх окремо, чітко позначивши їх як варіанти. Тендери, отримані після зазначеного терміну, зазвичай не розглядаються. Якщо учасник тендеру бажає змінити або відкликати свою тендерну пропозицію, він повинен надати письмове пояснення, надане таким же чином, як і початковий тендер.
Оцінка пропозицій
Коли фірма-заявник отримує тендери, процес оцінки, як правило, залишається конфіденційним, доки не буде надана аудиторська робота. Якщо фірма-заявник є державною установою, тендерні пропозиції можуть бути відкриті під час публічного засідання, в результаті чого буде опубліковано резюме деталей тендеру. Це може включати назви учасників, ціни, варіанти пропозицій та будь-яку іншу інформацію, що вважається доречною. Хоча компанія-заявник оцінює пропозиції, вона може попросити учасників тендеру надати роз'яснення щодо певних питань або питань. Тендери будуть переглянуті за такими критеріями, як відповідність адміністративним вимогам, прийнятність та технічні вимоги. Учасникам, які відповідають технічним вимогам, може бути запропоновано подати додаткову технічну документацію або зразки. Нарешті, тендери пройдуть фінансову оцінку, де фірма-заявник оцінює найкращу фінансову пропозицію.
Присудження контракту
Після вибору кваліфікованого тендеру винагорода буде викладена в письмовій формі та доставлена фірмі-переможцеві. Невдалих фірм тендерів також повідомляються, як правило, з відомостями про переможця торгів, наприклад, про запропоновану ціну та назву фірми. У повідомленні також буде зазначено, чому відхилений учасник торгів був відхилений, і зазначено термін подання апеляції.
