Незважаючи на те, що працівник може прагнути швидко замінити свою зарплату, відділ заробітної плати повинен врівноважити занепокоєння співробітника з потребою компанії забезпечити правильне використання переоформлення. Ви повинні бути чуйними до співробітника, а також забезпечити, щоб оригінальна перевірка ще не була одержана.
Подивіться деталі втраченої перевірки в системі оплати праці. Крім назви одержувача платежу, необхідно знати дату, номер і суму чека.
Зверніться до свого банку, щоб переконатися, що чек не отриманий.
Надішліть запит, щоб ваш банк видав платіж на чек. Запити про припинення платежів, як правило, не набувають чинності до 24 годин після їх розміщення, але правила можуть відрізнятися в залежності від фінансової установи. Тому доцільно зачекати принаймні 24 години перед тим, як замінити чек, щоб переконатися, що платіж припинився.
Зачекайте 24 години та переконайтеся, що платіж припинився. Якщо це було успішно, перейдіть до наступного кроку.
Видайте працівникам перевірку на заміну. Необхідно завершити цей процес через систему оплати праці, щоб перевірка заміни була зареєстрована та включена до форми працівника W-2. Перевірка на заміну повинна мати такі ж доходи, податки, відрахування та чисту зарплату, як і початкова перевірка. Якщо ви не можете створити перевірку заміни безпосередньо у системі нарахування заробітної плати, не забудьте ввести реєстраційні дані в систему.
Отримайте необхідні підписи під час перевірки заміни. Обов'язково вкажіть підтверджувальну документацію для особи, яка підписує чек, для перевірки.
Позбавте початкову перевірку в системі оплати праці. Цей крок є надзвичайно важливим для забезпечення того, щоб заробітна плата та податки не враховувалися подвійно у формі W-2, щорічній заробітній платі та податковій декларації працівника, та видалили чек з вашої чекової списку.
Передайте працівникам перевірку на заміну.
Поради
-
Вимагати від працівника підписати під присягою заяву про те, що її зарплата втрачена і погодившись, що якщо вона знайде чек, вона не намагатиметься її заробити. Якщо у вас є можливість запропонувати своїм співробітникам прямі депозитні або дебетові картки із заробітної плати, заохочуйте їх участь як спосіб зменшення кількості проблем, пов'язаних з втратою перевірки. Зверніться до свого банку, щоб визначити політику припинення платежів. Якщо припинення платежу не було успішним, сповістіть працівника та запитайте копію скасованого чека, щоб визначити, хто його перевів. Те, що ви робите далі, буде залежати від фактів і обставин, пов'язаних з тим, як чек був зарахований.
Увага
Деякі послуги з обміну чеків здійснюватимуть чек, який має платіж на платіж. Залежно від законодавства штату, ви все ще можете нести відповідальність за оплату чека на службу обміну чеків.
