Незалежно від того, чи ви є працівником, який написав звіт для вашого начальника, або власник бізнесу, який повідомляє вашого генерального менеджера, найкращим інструментом є система "чому-що-як". Чому ви пишете цей звіт? Яку інформацію читач повинен знати? Як ви представляєте свої рекомендації або висновки? Дотримання цієї структури дасть логічний потік вашому документу. Це дасть вашому начальнику або виконавцю точну інформацію, необхідну для прийняття обґрунтованого бізнес-рішення.
Фокус на чому
Зрозумійте, чому ви пишете звіт. Важливо, щоб ви зрозуміли мету звіту, інакше ви могли б пристосувати своє письмо до неправильної аудиторії або виключити важливу інформацію. Запитуйте питання, якщо це необхідно. Якщо звіт буде поширено на декілька департаментів, розгляньте, чи слід включати окремі розділи, що стосуються проблем кожного відділу.
Вирішіть, яку інформацію потрібно включити
Зберіть необхідну інформацію, наприклад, фінансові дані, графіки та графіки. Опитайте людей, чиї думки мають відношення до вашого звіту. Потім визначте найбільш важливий момент або пункти, які, на вашу думку, потрібно знати аудиторії. Почніть з написання декількох абзаців, які висвітлюють важливі моменти, або структуруйте інформацію в списку пунктів, які містять позначки.
Вирішіть, як представити Вашу Рекомендацію
Дайте звіту назву. Коротко опишіть деталі завдання або причину написання звіту. Опишіть метод збору інформації. Організуйте текст звіту логічно, наприклад, відповідно до основних тем. Обов’язково вкажіть достатню кількість інформації, щоб показати, що ви детально вивчили цю тему. Завершіть звіт своїм висновком або рекомендацією, виходячи з ваших висновків.
Додайте резюме
Поверніться до початку звіту та додайте абзац-два, що підсумовують основні моменти звіту. Крім того, використовуйте пункти маркера, щоб структурувати свої ідеї. Виконавчий резюме може бути все, що ваш бос встигає прочитати, так що не забудьте включити всю відповідну інформацію. Коротко, про що йдеться у звіті? Які основні висновки? Що ви пропонуєте або рекомендуєте? Що буде далі? Відредагуйте підсумок, поки він не подасть суть вашого звіту протягом одного чи двох хвилин.
Форматуйте звіт
Якщо є керівництво по стилю компанії, переконайтеся, що ви його дотримуєтеся. В іншому випадку відформатуйте звіт у зручному для читання стилі, щоб зробити копію якомога простішою. Використовуйте чіткі заголовки для окремих тем; це полегшує начальникові знайти відповідну сторінку у звіті. Розглянемо важливі факти великими шрифтами або напівжирним шрифтом. Організувати будь-які фінансові звіти, друковані матеріали або інші супровідні документи в додатку в кінці звіту.
Перевірка та коректування
Перевірте звіт про належне написання та граматику. Онлайн перевірка правопису та перевірки граматики корисні, але вони не завжди дозволяють використовувати контекст.Якщо це можливо, попросіть когось вичистити звіт із приходом для помилок. Попросіть коректора критикувати звіт у цілому. Ви залишили думку незавершеною? Ви послідовно використовували галузеву термінологію? Чи легко зрозуміти? Не намагайтеся вразити своєю зоряною лексикою - прагніть до ясності.
