Ми використовуємо ділові листи майже щодня в наших операціях.Тим не менш, ви коли-небудь подумали про визначення ділового листа? Ця повсюдна форма спілкування має досить багато функцій, які ми використовуємо щодня, але ми часто не думаємо про їхні конкретні угоди.
Поради
-
Ділові листи є формальними і використовуються в діловому листуванні.
Визначення ділового листа
Бізнес-лист - це один з багатьох типів листів. Це просто спеціальний вид офіційного листа, який відправники та приймачі використовують для того, щоб співпрацювати один з одним щодо господарських операцій, які вони, можливо, не зможуть виконати усно ефективним чином. Ділові листи можна використовувати для спілкування між підприємствами, підприємствами та клієнтами, а також між клієнтами та бізнесом. Є кілька важливих елементів, які складають загальний формат ділових листів. Коли вони вказані в листі, це те, що ефективно кваліфікують його як діловий лист.
Дата та адреса відправника
Кожен діловий лист має унікальну якість, адже перша лінія листа є датою. Це вказує дату написання листа або завершення листа. Це, очевидно, не повинно бути датою, коли одержувач отримав лист. Трохи нижче дати листа вам слід вказати адресу відправника. У цій частині не слід включати ім'я відправника. Буде місце для цього пізніше. Іноді, коли ви друкуєте лист на офіційному бланку для вашого бізнесу, то ваша адреса вже буде включена в бланку. У цьому випадку ви не повинні включати адресу відправника під дату. Це було б зайвим.
Адреса одержувача
Далі йде адреса одержувача. Якщо ви знаєте ім'я одержувача, ви повинні включити ім'я цієї особи в їх адресу. Ви також повинні включити належну назву для цієї особи, наприклад, пані, пані, містера, доктора і так далі. Коли ви пишете адресу одержувача, ви повинні включити їхню країну. Це особливо важливо для міжнародних ділових листів. Не забувайте вводити велику частину назви країни, а не лише першу. Якщо ви не знаєте імені одержувача, тоді ви можете звернутися до особи за його посадою в компанії, де він працює, наприклад, "Генеральний менеджер", "Директор" і так далі. Завжди безпечніше, ніж робити припущення про його ім'я або назву, коли ви не знаєте його дуже добре.
Привітання Листа
Після адреси одержувача з'являється привітання з листом. Звичайно, ви повинні тримати привітання у відповідності з іменем, який ви використовували для одержувача в адресі одержувача. Там може бути трохи конфлікту про те, що вітання використовувати, коли ви знаєте ім'я особи. Ви звертаєтеся до людини як до «сера» або «мадам», або ви називаєте цю особу по імені? Найкраще ставитися до ситуації, як ви ставитеся до неї в реальному житті. Навряд чи ви знаходитесь на першому імені з ким ви не знаєте особисто. Отже, якщо ви особисто знаєте одержувача, і ви зазвичай звертаєтеся до неї за її ім'ям, тоді можна використовувати її ім'я. В іншому випадку найкраще звертатися до неї як до "мадам". Крім того, якщо ви не знаєте статі особи, ви повинні використовувати "кому це стосується" як привітання.
Тіло і закриття листа
Орган повинен бути написаний формально. Ваші рядки мають бути окремими, за винятком випадків, коли між абзацами вставляється подвійний пробіл. Останнім пунктом має бути стислий виклад того, що було зазначено в листі.
Для того, щоб закрити лист, ви повинні використовувати фрази, такі як «найкращі побажання» або «спасибі» після коми. Після закриття має бути чотири рядки, після чого ви пишете ім'я відправника. Це місце, де ви підписуєте підпис, коли ви надрукували лист.
