Обробка заробітної плати є багатовимірним завданням, яке повинен виконувати роботодавець. Роботодавець зобов'язаний дотримуватись норм заробітної плати та норм заробітної плати Міністерства праці Сполучених Штатів Америки, а також правил оподаткування заробітної плати податкової служби. Крім того, він повинен відповідати своїм вимогам щодо оплати праці. Наявність контрольного списку обробки заробітної плати допомагає забезпечити відповідність.
Обробка заробітної плати
Контрольний перелік повинен включати завдання обробки заробітної плати за кожний період оплати. Це включає всі кроки, необхідні для обробки заробітної плати від початку до кінця. Якщо існують кілька періодів оплати, наприклад, раз на два тижні і півмісяця, підготуйте окремі контрольні списки для кожного циклу оплати, щоб уникнути плутанини. Наприклад, якщо всі працівники оплачуються щотижня, а всі працівники отримують зарплату в два місяці, потрібні будуть окремі контрольні списки, оскільки обидві групи оплати обробляються по-різному.
Контрольний список обробки заробітної плати може включати кроки, що підтверджують подання картки часу, обчислення платіжної картки та введення годин на нарахування заробітної плати в систему. Вона повинна включати в себе крок для забезпечення працівників, які отримують заробітну плату, для отримання регулярної оплати за період оплати праці. Крім того, вона повинна включати внесення змін до даних про заробітну плату працівників, таких як зміни адреси та відрахувань, коригування оплати праці, такі як підвищення оплати праці та перевірка анулювання, а також нові процедури найму та припинення. Вона також може включати обробку додаткової оплати, наприклад, понаднормову роботу, звільнення, бонуси та комісійні.
Обробка відрахувань
Відрахування заробітної плати включають обов'язкові / недобровільні відрахування. Останнє означає, що вирахування є юридично обов'язковим. Статутні відрахування включають федеральний податок на прибуток, податок на соціальне забезпечення та податок на медичну допомогу, а в більшості випадків - податок з доходів держави. Роботодавець несе відповідальність за утримання цих податків з зарплати працівників. Крім того, він відповідає за свою частину податків на заробітну плату. Контрольний перелік повинен включати необхідні відрахування. Законодавчі відрахування також включають в себе заробітну плату та замовлення на утримання дитини. Включіть їх у контрольний список, якщо це можливо.
Добровільні відрахування - це ті, що компанія пропонує, наприклад, пенсійні та медичні пільги, страхування життя та інвалідності, благодійні внески, збори за паркування, профспілкові внески та погашення кредиту. Контрольний список не повинен перелічувати кожний тип добровільного відрахування, але він повинен включати перевірку на добровільні відрахування. Після того, як представник заробітної плати знайомиться з нарахуванням заробітної плати, легко дізнатися, які відрахування впливають на працівників.
Генерація оплати
Контрольний перелік повинен мати кроки для друку зарплат і заробітної плати, а також створення прямого депозитного файлу. Включіть крок для друку звіту про попередню обробку, який дає змогу представнику заробітної плати двічі перевіряти - і, при необхідності, коригувати - нарахування заробітної плати перед друком зарплат і перед тим, як сформувати прямий депозитний файл. Крім того, якщо платіжні докази повинні бути направлені конкретній особі після обробки нарахувань на заробітну плату, вкажіть це в контрольному списку.
Подальша обробка
Після оброблення фонду заробітної плати необхідно надати відповідні дані для забезпечення дотримання документації. Контрольний список повинен містити різні звіти про заробітну плату, які повинні бути подані. Крім того, він повинен включати необхідні звіти для відповідних підрозділів, таких як бухгалтерський облік або фінанси та людські ресурси. Якщо необхідна подальша взаємодія з тими чи іншими підрозділами, включіть їх у перелік. Наприклад, якщо зовнішня податкова компанія займається питаннями податку на фонд заробітної плати компанії, контрольний список повинен включати, як передати файли податку на заробітну плату податковій компанії.
