Якщо у вас є невелика компанія або велика корпорація, важливо правильно зберігати й управляти документами, створеними в ході бізнесу. Вони можуть включати будь-що від цифрових файлів та податкових декларацій до контрактів та звітів про проекти. Саме тут приходить управління документами та документами. Її головною метою є обробка записаної інформації, поліпшення загальних робочих процесів та забезпечення більш швидкого пошуку даних. Існує кілька типів систем управління записом, кожен з яких має відмінні характеристики.
Що таке система управління документами?
Відсутність ділових квитанцій або рахунків-фактур, неправильно оформлених документів і корумпованих файлів - це поширені скарги серед власників бізнесу. У період з 2005 по 2018 рр. У США було виявлено понад 22 мільйони записів внаслідок порушень даних. Крім того, працівники витрачають половину свого часу на пошук інформації, пов'язаної з діяльністю їх компанії. Більше 26 відсотків вважають, що управління даними в їхніх організаціях дещо хаотичне.
Компанії великих і малих підприємств повинні зберігати свої записи протягом певного періоду. Наприклад, виписки з банківських та кредитних карток повинні зберігатися у безпечному місці не менше семи років. Те ж саме стосується документів на підготовку податкової декларації. Виписки з інвестиційного рахунку, анульовані чеки та заробітні плати повинні зберігатися не менше одного року.
Що робити, якщо ці документи втрачені або пошкоджені? Уявіть собі, що комп'ютер увімкнено, щоб зрозуміти, що він був зламаний. Якщо ваша офісна будівля загоряється, всі ваші файли можуть бути втрачені назавжди. Звичайно, ви завжди можете зберігати копії в іншому місці, але це вимагатиме більшого простору та більших витрат.
Система управління записами, також відома як система RMS, може зробити все набагато простіше. Таке програмне забезпечення дозволяє зберігати, знаходити та використовувати офіційні записи як свідчення операцій, платежів та інших бізнес-операцій. Останні програми управління документами та документами мають розширені функції, такі як засоби пошуку, можливості сканування, засоби зберігання та класифікації, функції відстеження відповідності тощо.
Управління записами не тільки гарантує, що ваші файли будуть легко доступні, коли ви їх потребуватимете, але це також може поліпшити робочий процес і продуктивність у вашій організації. Співробітники зможуть швидко отримати дані, обробляти інформацію, ідентифікувати власника кожної серії записів і усунути надлишкові дані.
Програмне забезпечення для керування записами у хмарі
За допомогою системи керування записами у хмарі ви маєте всі документи в одному місці. Це рішення для цифрового зберігання даних є сховищем для файлів у вашій організації, що дозволяє отримати доступ до них у будь-який час і в будь-якому місці. Це особливо корисно для компаній з віддаленими командами, а також для компаній з офісами в декількох місцях.
Цей тип програмного забезпечення RMS зберігає ваші файли в безпеці і виключає необхідність додаткових програм для виконання рутинних резервних копій. Крім того, вона дозволяє користувачам призначати певні файли іншим членам команди і надсилати сповіщення в режимі реального часу, а не надсилати електронні листи вперед і назад. Оскільки дані зберігаються на серверах хоста, вони менш вразливі до кібератак.
Програмне забезпечення для управління документами підприємства
Великі організації зазвичай вибирають програмне забезпечення для управління документами підприємства. Ці програми мають розширені можливості та можуть зберігати, організовувати та обробляти великі обсяги даних. Завдяки корпоративній RMS системі вам буде легше керувати фізичними та цифровими записами, відстежувати стан і розташування кожного файлу та переносити дані з застарілих систем на найновіше програмне забезпечення.
Для досягнення найкращих результатів оберіть програму із захищеними засобами контролю доступу, механізмами індексації даних у режимі реального часу та управлінням видаленням. Надійна корпоративна система RMS дозволяє затримувати записи, проводити повнотекстові пошуки та імпортувати фізичні та цифрові записи в будь-якому форматі з будь-якого джерела. Ці функції можуть раціоналізувати ваші бізнес-операції та привести до кращого прийняття рішень.
Ці типи програмного забезпечення для управління документами можуть бути розбиті на кілька інших категорій. Системи управління контентом, системи управління документами та системи цифрових зображень - це лише деякі з них. Який з них вибрати, залежить від потреб і бюджету вашої компанії.
