Ефективні ділові листи є важливим інструментом в арсеналі кожного підприємця. Незалежно від того, чи має намір продати продукт або послугу, або просто представити самого письменника, ефективний діловий лист повинен мати кілька основних характеристик, щоб примусити читача відповісти позитивно. Лист повинен закликати одержувача до дії і переконати його зробити те, що бажає письменник. Всі ефективні ділові листи мають певні спільні риси.
Повна інформація
Ефективний діловий лист має всю інформацію, яку читач повинен діяти належним чином. У листі чітко зазначено, з кого йде лист і звідки і як відповісти. В ньому йдеться про те, про що йде мова, коли потрібно вжити заходів, де треба вжити заходів і чому зараз слід вжити заходів. Бізнес-лист повний інформацією і нічого не залишає. Він має чіткий заклик до дії і повідомляє одержувачу, як виконувати цю дію.
Стислість
Ефективний діловий лист не квітковий або багато прикрашений. Це просто і доречно. Немає марних слів. Мова є лаконічною у її передачі, так що читачеві залишається тільки необхідна інформація. Бізнес-лист не є місцем для показу великих слів або поезії. Ефективні ділові листи є короткими і доречними.
Переваги, а не функції
Ефективні ділові листи зосереджуються на користь одержувача, а не на особливості продукту або інформації. Вона відповідає на запитання для читача: "Що в цьому для мене?" Бізнес-лист враховує обмеження часу на читача та потреби читача на столі. Він обслуговує їх, що полегшує читачеві необхідну дію. Ділові листи зосереджуються на тому, як письменник може допомогти читачеві, а не чому читач повинен допомагати письменнику.
Специфіка
Використовуйте певні мови під час написання ділових листів. Розкажіть читачам, що вони можуть очікувати від продуктів, послуг або підприємств. Не використовуйте розпливчасті мови, які можуть залишити їх вгадати. Використовуйте приклади, якщо необхідно, для подальшого уточнення мови, щоб зробити діловий лист ясним читачеві. Якщо в листі буде зроблено обіцянку, переконайтеся, що бізнес може його підтримати. Крім того, використовуйте дієслова дії замість пасивних дієслів, щоб надати своїм вимогам силу.
Чіткість
Уникайте використання жаргону, якщо це абсолютно необхідно для того, щоб чітко спілкуватися. Важливо чітко роз'яснити, що пропонує лист і що листи просять читачеві зробити. Якщо ні, то читач може не вжити необхідних дій, і лист не буде ефективним. Використовуйте ясний, сильний мову, щоб підкреслити, що читач повинен робити після прочитання ділового листа. Короткі речення з сильними, дієвими дієсловами рекомендуються для заохочення читача до дій.
Етикет
Обов'язково дотримуйтесь правильного етикету в ділових листах. Переконайтеся, що знайдете правильне ім'я та правопис людини, яка буде отримувати лист. Звертайтеся до них належним чином. Відповідайте на всі листи, які потребують відповіді. Дотримуючись правильного етикету, бізнесмен показує, що він має належну повагу до людини, якій він пише. Ця повага може зробити великий шлях до того, щоб читач листа прийняв заклик до дії.
Правильність
Від форматування листа до доцільності одержувача, діловий лист повинен вражати багато правильних нотаток, щоб бути ефективним. Переконайтеся, що він буде надісланий правильній особі, у правильному відділі, у правильній компанії. Будьте впевнені, що лист піде на правильну особу, щоб зробити дію, яку лист просить його прийняти. Прочитайте лист і оцініть, чи є ця мова правильною для людини, якій ви її відправляєте - ні надто формальних, ні неформальних. Коли ви готові відправити його, двічі перевірте форматування останнього часу на наявність помилок.
