Як звернутися до факсу. Навіть у цей вік електронної пошти іноді необхідно надсилати паперові документи діловим партнерам, а факс-апарат все ще вимагається в сучасному діловому світі. Належним чином надісланий факс є ознакою професіоналізму, і ви, швидше за все, залишите хороше враження, якщо ви дізнаєтеся, як звернутися до факсу.
Отримати необхідну контактну інформацію. Зберіть ім'я одержувача (правильно написане), номер її факсу і номер наземної лінії. Також переконайтеся, що знаєте свій номер факсу та номер наземної лінії.
Знайдіть титульний аркуш. Багато компаній мають листи з фірмовим бланком компанії. Якщо ваша компанія не має попередньо надрукованих листів, спробуйте скористатися шаблонами супровідного листа Microsoft Office, які можна завантажити з веб-сайту Microsoft.
Заповніть супровідний лист з усіма контактними даними. Якщо ви не набираєте форми, обов'язково пишіть ретельно і розбірливо. Включіть всю інформацію з кроку 1. Також вкажіть загальну кількість відправлених сторінок, щоб одержувач знав, коли прийшли всі сторінки.
Надіслати факс. Обов'язково чекайте підтвердження. Більшість факсимільних апаратів мають дисплей на передній панелі, який перевіряє, чи передача була успішно завершена. Якщо у вашому факсимільному апараті немає дисплея, ви можете зателефонувати своєму одержувачу, щоб переконатися, що він отримав усі сторінки.
Поради
-
Можливо, ви захочете включити "меморандум" у свій обкладинку. У цьому розділі коротко описуються документи, які ви надсилаєте. Якщо ви надсилаєте факс до великої організації, це може допомогти переконатися, що сторінки переходять до потрібної особи.
