Звіт про контакти документує всі теми, що обговорювалися під час зустрічей, конференційних дзвінків та телефонних дзвінків. Один з таких прикладів контактного звіту використовується під час фандрейзингу; він підсумовує теми, які спеціаліст з розвитку фонду обговорює з потенційним донором. Звіт допомагає роз'яснити будь-які непорозуміння або питання, які сторони поділилися інформацією. Написання звіту про контакт може здатися важким і марним, але в довгостроковій перспективі це може заощадити час і мінімізувати розчарування.
Запитуйте всі імена всіх учасників зустрічі, конференц-дзвінка або телефонного дзвінка. Запишіть їх у верхній частині паперу, а також дату і час початку зустрічі та закінчення.
Робіть записи про всі важливі аспекти зустрічі, телефонного дзвінка або конференц-дзвінка.
Введіть звіт про контакт із посиланням на нотатки на нараду. Вкажіть назву компанії та особу, що представляє компанію, а також назву іншої компанії або її представника.
Запишіть дату та засоби контакту. У ділових випадках задокументуйте імена всіх працівників або осіб, які були залучені до зустрічі; що сталося з важливою на зустрічі; хто сказав що; яку інформацію обговорювали і що було зроблено; наступний пункт, про який говорять, чи все було вирішено; у першому випадку - дату наступного засідання.
Перегляньте звіт про контакт і переконайтеся, що нічого не вистачає. Додайте відсутні деталі.
Надішліть звіт про контакт, або електронною поштою, факсом або поштою.
