Основна відповідальність агента з закупівель полягає в забезпеченні достатньої пропозиції та якості необхідних матеріалів за найкращою ціною. Основна увага приділяється якості, доступності матеріалів, інвестиціям в інвентаризацію та ціноутворення. Встановлюючи цілі, агент з закупівель повинен залишатися зосередженим на діяльності та показниках, які сприяють підвищенню продуктивності в цих чотирьох областях.
Якість
Що б ми не купували, ми очікуємо на якість. Матеріали повинні відповідати специфікаціям, щоб бути корисними. Часто вартість неякісної якості перевищує фактичну вартість матеріалу. Низька якість може призвести до втрати витрат праці, гарантійних вимог, можливо навіть травм. Агент з закупівель повинен мати метрику якості постачальника, щоб гарантувати, що вибрані постачальники відповідають стандартам. Показник повинен враховувати кількість дефектних продуктів, отриманих від постачальника, у відсотках від загальної кількості отриманих продуктів. З кожним постачальником має бути встановлена мета. Цифри повинні покращуватися щороку.
Наявність матеріалу
Необхідно виміряти два аспекти доступності матеріалу. Перший фокусується на тому, скільки матеріальних дефіцитів відбувається. Необхідно виміряти це, щоб зрозуміти, чи агент з закупівель замовляє відповідну кількість матеріалу в потрібний час. Якщо ні, менеджер закупівель повинен втрутитися. якщо в продуктовому магазині закінчиться виробництво продукту, і це відбувається протягом двох годин один раз на п'ять років, це не приверне уваги, якщо це триватиме три дні і відбуватиметься кожні два тижні.
Другий аспект - надійність поставок постачальників. Це вимірюється шляхом порівняння поставок постачальників із замовленнями на купівлю. Якщо постачальник поставляє правильну кількість на час, замовлення вважається "ідеальним". Якщо кількість або дата доставки не збігаються з замовленням на купівлю, це буде вважатися "пропущенням". Як і в якості, цілі повинні відповідати цілям компанії і демонструвати постійне вдосконалення.
Інвестиції в запаси
Хоча агент з закупівель несе відповідальність за забезпечення адекватних запасів, важливо, щоб вони також несли відповідальність за низький рівень запасів. Мало компаній мають необмежені ресурси для інвестування в запаси. Таким чином, агент з закупівель повинен переконатися, що загальна вартість запасів зберігається в межах. Найбільш поширеним показником ефективності запасів є повороти запасів. Інвентаризація вимірює, скільки разів за певний рік інвентар повністю перекинувся. Наприклад, є продукт, який компанія використовує 12 000 одиниць на рік. Для цього ж продукту в будь-який момент часу було 1000 одиниць запасів. Обчислені оберти інвентаризації для цього елемента становитимуть 12 (12000 поділено на 1000). Частота обертання 12 показує, що інвентаризація перевертається один раз на місяць, або 12 разів на рік. Чим вища ставка повороту, тим ефективніше використовуються запаси.
Ціноутворення
При купівлі різниця між стандартною вартістю, пов'язаною з предметом, та фактично сплаченою ціною називається дисперсією ціни придбання або PPV. PPV є загальновизначеним для агентів закупівель, щоб зрозуміти, наскільки добре чи погано, що агент виконує по відношенню до стандартів витрат. Для заохочення вигідного PPV, агент з закупівель буде залучати постачальників для видалення витрат з ланцюга постачання. Прикладом може бути приклад, коли агент з купівлі знижує ціну шляхом придбання у більшому розмірі партії, або якщо агент з закупівель може знайти альтернативний джерело, який може надавати за більш вигідною ціною.
