Як писати бізнес-пошту. Оскільки все більше і більше компаній вийшли в Інтернет, набагато частіше отримувати діловий лист по електронній пошті, ніж через добру старомодну пошту. Проведіть свій бізнес професійно, використовуючи належні бізнес-методи електронної пошти.
Використовуйте детальний рядок теми. Керівники бізнесу часто скаржаться на те, що електронна пошта містить тематичні рядки, які є нечіткими або порожніми в папці небажаної пошти. Уникайте ігнорування, включаючи просту, але ретельну тему.
Привітайся. Ділова електронна пошта стала настільки неформальною, що деякі люди навіть не починають з привітання. Уникайте цієї звички. Правильно вкажіть людину, яку ви пишете, і використовуйте двокрапку, а не кому. Наприклад, «Шановний містер Сміт:» - це правильне відкриття бізнесу. Можна перейти до кома, як тільки буде встановлено листування назад і вперед.
Підсумуйте. Пропустіть історію життя і перейдіть до суті. Електронна пошта для бізнесу має бути короткою та короткою. Ви можете розповісти своєму колезі про день народження вашого сина в кімнаті відпочинку, а не у звіті, який ви надсилаєте їй.
Виберіть замикаючу лінію і дотримуйтеся її. Якщо ви бажаєте завершити ділову електронну пошту за допомогою функції "Спасибі", завжди завершуйте це. Деякі люди вважають за краще "Щиро" або "Найкраще" або "Дуже правдиво". Якщо ви відповідаєте своєму закриттю, люди пов'язуватимуть цю лінію з вашими електронними листами і відчуватимуть, що вони краще знають вас як ділового партнера.
Створіть добре поінформований, але контрольований підпис. Підписи електронної пошти для бізнесу мають включати ваше повне ім'я (ніколи не лише ініціали), назву, вашу компанію та будь-яку відповідну інформацію, яку може знадобитися співробітнику, щоб зв'язатися з вами. Утримайтеся від бажання зробити підпис 10 рядків довжиною. Дуже довгі підписи розглядаються як поблажливі в діловому світі.
Поради
-
Завжди перевіряйте орфографію та перевіряйте ділову електронну пошту. Неформальність неприйнятна просто тому, що ви відповідаєте в Інтернеті. Уникайте використання знаків оклику. Тон важко інтерпретувати електронною поштою. Зберігайте нейтральний тон, використовуючи періоди замість вигуків. Більшість людей вважає за краще, щоб окуляри надсилалися як вкладення, а не копіювались і вставляли в тіло листа.
Увага
Пам'ятайте про потужність "CC" і "BCC" при надсиланні електронної пошти для бізнесу. Вашу електронну пошту можна прочитати людиною, яка в будь-який час була "сліпою копією вуглецю", тому важливо залишатися професіоналом.
