Нагадування букви корисні при зверненні до клієнтів, які, можливо, забули сплатити рахунок, а також зв'язатися з людьми, щоб нагадати їм про зустріч або подію. Для клієнтів, які часто користуються електронною поштою, ви можете надіслати електронний лист із нагадуванням, що є дуже зручним способом швидко дістатися до них. Онлайн-листи вимагають докладної уваги до кожного слова, щоб переконатися, що ваш лист не звучить агресивно або грубо, а правильна граматика є обов'язковою.
Перевірте точність інформації, про яку ви хочете нагадати людину. Надсилання нагадувань про колекцію з неточною інформацією призведе до плутанини та, можливо, до роздратування клієнта. Нагадування про зустрічі та події також повинні містити точну інформацію, щоб особи, які беруть це призначення або відвідали цю подію, коли вони будуть запрошені.
Відомості про те, що ваша інформація неправильна або клієнт вже надіслав платіж. Заява, що показує, що ви можете бачити лише свої власні записи і що у вас немає іншої інформації, до якої ви можете звернутися, може допомогти людині, яка читає лист, зрозуміти вашу мету з вашої точки зору. Визнаючи, що партія нещодавно направила платіж і цей платіж не відображається в листі, приборкає сердитий відгук одержувача нагадування.
Будьте ввічливі і ставляться до клієнта, як ви б хотіли, щоб вас лікували, якщо вам надіслали нагадування. У житті кожної людини відбуваються недогляди, прорахунки та пом'якшувальні обставини. Надмірно грубі або неповажні коментарі у фінансовому нагадуванні не допоможуть отримати гроші від особи, якій ви надсилаєте лист. Натомість, пишіть лист точним і обговоріть лише специфіку обліку у ввічливому порядку - уникаючи грубих або шкідливих зауважень.
Додайте оригінальну платіжну інформацію, надіславши нагадування із запитом про оплату. Багато клієнтів звернуться з проханням переглянути оригінальний рахунок, якщо вони забули, для чого призначено цей обліковий запис. Щоб заощадити час, включіть оригінальний рахунок у нагадування до клієнта. Оригінальна платіжна інформація може бути посиланням на обліковий запис клієнта в режимі онлайн, коли ви надсилаєте лист нагадування по електронній пошті.
Запит відповіді. Запит на відповідь від клієнта може включати запит про переказ платежу, зворотний телефонний дзвінок, відповідь електронною поштою або заповнення правильної контактної інформації та повернення її вам. Просивши відповіді від клієнта, ввічливо, ви більш схильні відкривати клієнта до обговорення рахунку і отримання платежу від клієнта.
Надайте контактну інформацію, щоб зв'язатися з вами. Переконайтеся, що у списку нагадувань є всі ваші контактні дані. Фізичної адреси або поштової адреси може виявитися недостатньо; включати електронну пошту, веб-сайт, номер телефону та факсу, щоб надати клієнту якомога більше способів зв'язатися з вами.
