Коли контракт закінчується, сума грошей, передбачена для контракту, повинна відповідати заплаченому. На практиці можуть бути помилки, бонуси, які не були зароблені, утримання комісій та інших місць у контрактному бюджеті, де книги не балансують. Договірне примирення - це процес роз'яснення та вирішення будь-яких фінансових випадків: обов'язки включають виявлення помилок, пошук причини, розрахунок розмірів і визначення того, як їх виправити.
Документи
Першим завданням при узгодженні контракту є перегляд документів, повідомляє Міністерство оборони. Обов'язки працівників, що працюють над узгодженням, включають порівняння основного контракту, поряд з будь-якими замовленнями на зміну, з платіжними документами, платіжними ваучерами, офіційними системами обліку та будь-якими вже обробленими операціями. Федеральний уряд розробив комп'ютерні системи примирення, які дозволяють персоналу примирення відповідати документації, що подається в електронному вигляді в різних відділах.
Документація
Може виявитися, що документи відсутні, що унеможливлює належне узгодження контракту. У цьому випадку робота персоналу полягає в тому, щоб виконати вичерпний пошук записів, електронних і друкованих носіїв, щоб знайти документацію. Якщо якийсь матеріал не може бути знайдений, персонал повинен зробити все можливе з інформацією, яку вони мають.
Розбіжності
Наступним обов'язком персоналу є пошук причин розбіжностей. Потенційні причини включають шахрайство, помилки бухгалтерського обліку, зниження вартості поставок або підрядника, який ще не повернув переплату.
Регулювання книг
Після виявлення помилок остаточним обов'язком завдання з узгодження контракту є оновлення облікових записів, їх коригування, коли повертаються переплати, або вилучення помилок, або коли нарешті подаються ваучери про несвоєчасну оплату.
