Бізнес легко засмутитися інвентарю, особливо коли тільки починаєш. Однією з помилок, які багато компаній роблять, є замовлення великої кількості продукції відразу, без створення системи управління запасами та створення складських приміщень, які зможуть обробляти питання зберігання протягом наступних місяців і років. Якщо ви виявите, що ваш бізнес зростає, а ваші складські приміщення стають надто тісними, вам доведеться або витратити гроші, щоб весь інвентар перевезли в інше місце або орендувати додатковий простір, що ускладнить систему інвентаризації. У цій статті пояснюється, як управляти запасами та витратами для великих і малих організацій.
Управління запасами для великих організацій
Якщо ви новий бізнес, встановіть прогнози щодо того, де ви вважаєте, що ваша компанія буде через 1 рік, 3 роки, 5 років і далі. Вкажіть ті прогнози на суму, яку ви оцінюєте на кожному з цих етапів. Орендуйте або придбайте складські приміщення, які задовольнять ваші потреби принаймні протягом перших 5 років.
Обов'язково тримайте свої запаси в прохолодному, помірному місці, до якого можна легко дістатися з візком або навантажувачем (залежно від розміру вашого складу та інвентарю). Зберігайте товари для свого бізнесу в окремому місці, яке є більш доступним для працівників компанії. Ви хочете негайно перенести конкретні замовлення до відповідних відділів, які потребують їх, і зберегти надлишок у зручному приміщенні для постачання, який знаходиться під замком і ключем.
Наймайте співробітників, які будуть присвячені керуванню, отриманню та відстеженню запасів і постачань на щоденній основі (залежно від розміру інвентарю, який необхідно підтримувати).
Впровадження комп'ютерної системи управління запасами. За допомогою цієї системи ви будете записувати нові поставки від постачальників, а також замовлення, які надходять клієнтам і продуктам, які відправляються в інші відділи в рамках виробничого процесу. Записуйте квитанції про постачання для вашого бізнесу за іншою серією замовлень на покупку в системі інвентаризації. Наприклад, можна розпочати всі замовлення на купівлю інвентарю компанії як INV (тобто INV00001, INV00002 і так далі) і всі замовлення на поставку як SUP (тобто SUP00001). Таким чином ви зможете розділити отримані товари на складі, які будуть відправлені до окремих підрозділів.
Налаштуйте систему спостереження на вашому складі для моніторингу запасів. Це захистить ваш бізнес від проблем усунення запасів.
Управління запасами для менших операцій
Відкладіть у вашому домашньому офісі прохолодне, сухе приміщення або орендований офісний простір, щоб скласти свій інвентар. Якщо ви виявите, що вам не вистачає місця, орендуйте в своєму місті невеликий блок самостійного зберігання для продуктів, які вам часто не потрібні. Ви також можете просто зберегти скромну кількість кожного продукту у вашому офісі, а решту на складі у вашому пристрої самостійного зберігання.
Комп'ютеризуйте свої запаси за допомогою файлу електронної таблиці. Назвіть новий аркуш для кожного продукту, який ви продаєте. Перелічіть опис транзакції в першому стовпці (наприклад, "замовлення в", "продаж компанії XYZ" або "пошкоджений продукт"). Перерахуйте кількість продукту, який було скориговано, а потім у третьому стовпці збережіть загальний обсяг кількості продуктів, які ви залишили.
Тримайте короткий список товарів, які потрібно поповнювати на стіні офісу. Тоді ви можете взяти цей список з вами на щомісячній поїздці до місцевого магазину постачання або при розміщенні замовлення на постачання в Інтернеті.
Оскільки ви, швидше за все, будете керувати власними запасами як власник малого бізнесу, виділіть пару годин на тиждень, присвячені оновленню підсумків запасів за допомогою нових замовлень і запису нових потреб постачання.
Поради
-
Деякі комп'ютерні системи керування запасами дозволяють встановити систему сканування штрих-кодів. Вам потрібно буде придбати пристрій сканування штрих-кодів, який пов'язаний з вашою комп'ютерною системою, і принтер етикетки штрих-кодів для позначення кожного отриманого пакета. Коли замовлення розряджаються, ви скануєте продукт або пакет і введіть кількість одиниць, які знімаються з інвентарю. Це дорогий, але більш раціональний спосіб керування запасами.
Якщо ви є створеним бізнесом, який прагне повернути ваші інвентаризаційні резерви до номінальної, організуйте тижневе прибирання будинку, де ви вручну підрахуєте свій інвентар, реорганізуйте продукти та встановіть все на оновленій системі управління запасами на вашому комп'ютері.
