Якщо у вас виникають побоювання щодо вашої роботи, вам може знадобитися підняти цю проблему з вашим босом у якийсь момент. Висловлюючи свої занепокоєння через лист, ваш начальник чітко розуміє, що саме стосується вас, не залишаючи місця для неправильного тлумачення, оскільки всі ваші думки та ідеї чітко виражені. Щоб написати лист із занепокоєнням до вашого начальника, дотримуйтесь певних рекомендацій, щоб переконатися, що ваші проблеми викладені професійно.
Окреслити основні занепокоєння
У першому пункті листа поясніть, чому ви звертаєтеся до свого начальника. Використовуйте перші два речення, щоб повідомити читачеві, що ви маєте стурбованість щодо роботи, та слідуйте за ними з точним поясненням того, що вас турбує. У цьому розділі викладіть основні теми, що викликають занепокоєння.
Приклади листа занепокоєння:
- Привіт, містер Сміт. Я пишу вам, оскільки я маю кілька занепокоєння щодо роботи по озелененню, призначеної для мого підрозділу. Протягом всього мого спостереження я помітив, що працівники запізнюються, надто втомлені і працюють непрофесійно.
Надайте конкретні приклади
Після того, як загальна мета листа пояснюється, заглибитися в ситуацію, надавши читачеві конкретні приклади. Це дає йому чітке розуміння ситуації і зменшує ймовірність того, що ваш лист стане непомітним.
Наприклад:
«Джейсон С. Мастерс прибув на місце роботи в 10:45 ранку, тобто через 1,5 години після запланованого часу прибуття. Після прибуття він виявився надто втомленим і почав експлуатувати техніку без виконання стандартної перевірки безпеки. Пізніше в другій половині дня я помітив декількох співробітників, які працюють з важкою технікою, не носячи касок або використовуючи заходи безпеки.
Уникайте емоційних заяв
Протягом усього процесу написання листів не ставайте надто емоційними, оскільки це призводить до зниження професіоналізму та легітимності листа. Переконайтеся, що всі заяви є фактично заснованими і вільними від емоційних відтінків. Метою цього листа є надати своєму начальникові необхідну інформацію, щоб визначити точні причини, що викликають занепокоєння, і він може вжити заходів, якщо він вважатиме це необхідним.
Запропонувати покращення
Наприкінці листа подайте пропозиції щодо ваших проблем. Переконайтеся, що ці пропозиції залишаються такими, а не вимогами. Перед пропозицією використовуйте заяви, наприклад: "Чи вважаєте ви, що це найкраще …" або "Можливо, це буде корисно …." Використовуйте цей розділ листа, щоб представити ідеї, які ви мали, але слідкуйте за цим розділом з проханням про зустріч для подальшого обговорення ваших проблем і обміну ідеями для усунення будь-яких проблем.
