Щоб переконатися, що вони відповідають нормам внутрішньої податкової служби (IRS), а також законам про державну та місцеву владу, компанії повинні включати в свої системи оплати праці важливу інформацію про працівників та компанії. Створення та управління різними компонентами, що складають систему оплати праці, вимагає належної ретельності та адекватного знання податкового законодавства. Як наслідок, компанії часто наймають зовнішнього консультанта, бухгалтера або служби оплати праці, щоб сплачувати податкові платежі, обробляти W-2, керувати пенсійними та страховими планами, а також виконувати інші зобов'язання, пов'язані з нарахуванням заробітної плати.
Інформація про співробітників
Під час нового процесу оренди компанії повинні збирати інформацію, таку як медичне страхування та форми W-4, щоб визначити, що слід вираховувати з зарплати працівника. Ці форми також надають роботодавцям найважливішу інформацію, таку як номер соціального страхування працівника та їх сума утримання для цілей федерального та державного податку. Система також повинна відстежувати і обробляти зміни, внесені до статусу звільнення від сплати податків, пенсій, страхових планів або пенсійних фондів.
Інформація про заробітну плату
Як частина нового процесу прокату, системи нарахування заробітної плати включають компонент, який визначає, які працівники працюють на повну ставку, неповний робочий день і підрядники. Класифікація працівників у системі оплати праці є важливою, оскільки уряд стягує високі санкції на компанії, які неправильно класифікують працівників.
Розклади
Без знання кількості годин роботи працівника роботодавці не можуть визначити, що платити працівнику. Хоча деякі працівники отримують заробітну плату, інші отримують оплату погодинно або призначені як невиправні працівники. Системи нарахування заробітної плати включають інформацію щодо розкладу або області, де щогодини та невипрацьовані години працівників реєструються та перевіряються на точність. Інформація може бути зібрана через комп'ютеризований годинник часу, годинник штампа або штамп часу.
Застосовуються податки та відрахування
Незважаючи на те, що IRS надає компаніям податкові таблиці, щоб розрахувати відрахування податків з працівників, постачальники та комп'ютерні системи заробітної плати можуть також надати цю інформацію. Роботодавці повинні враховувати щорічні річні доходи, рівні заробітної плати та податкові пільги при підсумовуванні відповідних податків. Крім того, системи нарахування заробітної плати повинні обчислювати відрахування, зроблені за допомогою пенсійних планів, 401 (к) с, страхових планів, союзних внесків і гарнірів. Відділ заробітної плати також здійснює моніторинг кредитів та інших відрахувань, які мають величину ліміту, і припиняє відрахування зарплати, коли загальна сума була погашена.
Зарахування заробітної плати
Реєстр нарахування заробітної плати підсумовує інформацію про заробітки та відрахування працівників у журналі, що вноситься до головної книги для цілей обліку та загального дослідження. Реєстри заробітної плати також використовуються для створення податкових звітів. Ці документи готуються персоналом заробітної плати або генеруються за допомогою комп'ютерних систем оплати праці.
Ручні платежі
Іноді компанії випускають ручні зарплати співробітникам між періодами оплати праці через припинення або помилку заробітної плати. Системи нарахування заробітної плати повинні враховувати суму перевірки в реєстрі заробітної плати для цілей оподаткування та звітності. Це гарантує, що сума податку з податку на роботодавця узгоджується з відрахуваннями працівників.
