Переміщення бізнесу може бути захоплюючим, але напруженим часом. Щоб забезпечити плавний перехід, отримайте бай-ін співробітників для процесу, зробіть детальні плани та графіки та передбачайте певний рівень затримок і уповільнення бізнесу.
Спілкуйтеся про переміщення
Надайте співробітникам попереднє повідомлення про переїзд і що це буде означати для компанії, клієнтів і постачальників, а також для персоналу та їхніх сімей. Перенесення на великі відстані може мати великий вплив на працівників, особливо якщо вони повинні змінити свій стан поїздки або змінити процедуру догляду за дітьми або побутові графіки. Надайте графік руху, який включає ключові дати, наприклад, коли клієнти будуть повідомлені, коли особисті матеріали повинні бути упаковані та коли відбудеться фізичне переміщення.
Залучення співробітників
Залучати працівників до переїзду, створюючи комітети персоналу або зв'язки з відділами, які будуть відповідати за організацію різних аспектів цього руху. Дозволити працівникам ставити запитання, висловлювати зауваження та робити пропозиції щодо шляхів мінімізації простою або переривання робочих процедур та бізнес-функцій. Зробити переселення відчуттям, як пригода, а не стрес, підкреслюючи позитивні аспекти, як більше простору для всіх або можливість отримати інформацію про оформлення та дизайн офісу.
Розробити організаційну систему
Заохочуйте працівників використовувати цей хід як можливість очистити свої кабінки або офіси, вилучити файли і краще організувати їх. Координуйте цей хід, призначивши відомствам кольорові коди та співробітників з ідентифікаційними номерами для використання в упаковці та маркуванні офісного обладнання, меблів, приладдя, файлів та інших предметів для переміщення. Наполягайте на тому, щоб особисті речі, такі як фотографії, нагороди та офісний декор, були запаковані та перевезені співробітниками заздалегідь, щоб забезпечити безпеку.
Забезпечити перехід ІТ
Хоча деякий час простою потрібно очікувати під час переїзду в офіс, докладіть максимум зусиль для того, щоб офісне обладнання та ІТ були введені в дію в перший день роботи нового офісу. Це дозволить співробітникам залишатися на зв'язку з клієнтами та іншими зацікавленими сторонами, отримувати доступ до електронної пошти та відчувати зв'язок, коли вони оселяються у новому просторі. Підготуйтеся до можливих збоїв під час переїзду, відкинувши ключові терміни або розширивши графіки проекту, щоб зменшити навантаження на працівників. Розміщуйте повідомлення на своєму веб-сайті та на офісному голосовому повідомленні, яке дозволяє клієнтам дізнатися, що ви перебуваєте на етапі переходу, щоб підтримувати високий рівень обслуговування клієнтів.
Переміщення на далекі відстані
Якщо ви переміщуєте свої офіси на значні відстані, деякі співробітники можуть зіткнутися з вибором між переміщенням особистих домогосподарств або пошуком нової роботи. Якщо це так, надайте якомога більше попереднього повідомлення про переїзд і допоможіть працівникам прийняти будь-яке рішення. Наприклад, для співробітників, які бажають зробити цей хід, надайте переходи до фахівців з нерухомості, які спеціалізуються на переселеннях бізнесу. Якщо працівник не зможе зробити цей крок, висловіть рекомендації щодо нових посад, закликаючи колег.
