Бізнес-звіти часто поміщаються в міцний пластиковий зв'язок або зв'язані за допомогою спіралі або гребінця, щоб переконатися, що вони будуть триматися до декількох читачів. Формат звіту, який бізнесмени використовують для зв'язаних звітів, називається "формат рукопису". Доповідь в рукописному форматі містить кілька розділів: титульний лист, лист про передачу, зміст, резюме, вступ, передісторію проблеми або ситуації, обговорення, рішення, висновок, цитовану роботу і додатки.
Почніть звіт, створивши титульну сторінку. Титульна сторінка може бути відформатована кількома різними способами, але вона повинна містити назву звіту, ім'я автора, ім'я одержувача та дату.
Створіть лист з передачею. Хоча у звіті можуть бути декілька одержувачів, лист про передачу адресовано голові комітету або вищому персоналу. Лист передачі вводить призначення і охоплює основні моменти. Це виступає як попередній підсумок для одержувача звіту.
Напишіть текст звіту, починаючи з вступу. У вступі описано мету звіту, проблему, яку ви обговорюєте, і обсяг проблеми. Наприклад, якщо темою звіту є відсутність парковки на вашому робочому місці, ви б описали проблему стоянки, причину, чому ваша компанія повинна вирішити проблему і які автостоянки ви обговорюєте.
Створіть розділ, що називається фоном і метою, для обговорення будь-якої відповідної довідкової інформації. Одержувач звіту, можливо, вже знає цю інформацію, але в тому числі він надасть решті частини комітету повний огляд, а також продемонструє ваші знання по темі. Для прикладу паркування, ви можете обговорити той факт, що партії були адекватними, коли ви почали, але з моменту злиття компанії в 2004 році, нові співробітники були проблеми з пошуком паркування.
Напишіть розділ, в якому обговорюються різні рішення проблеми. Керівництво хоче бути поінформованим про всі можливі рішення, або всі можливі причини у випадку аналітичного звіту. Покрийте кожне рішення або причину докладно і надайте докази для кожного.
Опишіть найкраще рішення або найбільш вірогідну причину. Якщо ви виступаєте за рішення, надайте бюджет і терміни для вирішення, так що керівництво має чітку картину всіх грошей і роботи, пов'язаної з впровадженням рішення. Якщо ви описуєте найімовірнішу причину, поясніть, що вона може зробити для вирішення причини.
Напишіть висновок, який узагальнює звіт і повторює необхідність реалізації вашого найкращого рішення або вирішення найімовірнішої причини. Надайте інформацію про дію, наприклад, відповідні дати зустрічі, щоб проголосувати за рішення або іншу інформацію про зустріч.
Створіть розділ із цитованими творами, у якому перераховані всі джерела. Це дозволить керівництву дізнатися більше про проблему або перевірити факти.
Помістіть будь-які додатки, наприклад, копію опитування або докладну схему, в кінці звіту.
Створити резюме після написання тексту звіту. Потім розмістіть резюме безпосередньо за змістом у звіті. Виконавчий резюме має становити приблизно 1/10 від довжини тіла звіту і має бути всебічним оглядом усього звіту. Мета резюме полягає в тому, щоб надати ретельному резюме всього звіту для комітету.
Напишіть зміст останнім, але розмістіть його за листом передачі. Після завершення формування звіту введіть усі основні заголовки та підзаголовки та розмістіть їх на змісті разом з номером сторінки.
Зв'язати звіт. Якщо ваш звіт буде прочитаний тільки один або два рази, прозора пластикова кришка з ковзним в'яжучим буде виглядати професійно і бути достатньо довготривалою для декількох застосувань. Якщо ваш звіт повинен бути більш тривалим, віднесіть його до копіювального цеху і попросіть його прив'язати. Копіювальний цех може накласти на доповідь високоякісну пластикову кришку і вставити на неї палітурку. Гвинтовий сполучний є відповідним, недорогим варіантом, але спіральний зв'язок буде найбільш міцним і привабливим вибором лише на кілька доларів.
