Як написати документ, що розмовляє

Робочі пункти перелічують ключові факти та ідеї щодо конкретної теми або події. Широко використовуються у зв'язках з громадськістю та комунікаціях, документи, що розмовляють, допомагають тим, хто несе відповідальність за спілкування з громадськістю, надавати чітку, точну та послідовну інформацію. Документи для розмовних пунктів використовуються як для охоплення громадськості для надання інформації, так і для реагування на запити громадськості під час криз. За допомогою «розмови одним голосом», використовуючи загальний документ, що розмовляє, організація може підвищити ефективність своєї комунікаційної програми.

Написання паперу точок зору

Перш ніж розпочати роботу над документом, який ви обговорюєте, вам потрібно бути впевненим, що у вас є точна інформація. Шукайте тих, хто найбільше бере участь. Наприклад, якщо вам потрібно створити точки розмови щодо проблеми бюджету, виступаючи безпосередньо з керівництвом, контролюючи бюджет. Не покладайтеся на слово. Запитайте у своїх джерел детальні запитання і просіть, щоб вона не намагалася «закрутити» або обробити деталі. Переконайтеся, що ви зробили докладні нотатки.

Ваша робота з пунктів розмови буде складатися з ряду пунктів, кожен з яких має одну або більше речень, що слідують за ним. Немає необхідності вступу чи іншого тексту. Назва: "Інформація для громадськості". Не позначайте документ, що розмовляє, як "конфіденційний". Ви не намагаєтеся нічого приховувати, а інформація про документ, що розмовляє, є для громадськості.

Почніть з фактів: хто, що, де і коли. Поставте себе назустріч людині, яка не має знань про свій бізнес чи організацію, її історію чи останні дії. Ваш перший пункт повинен просто вказати факти ситуації. Наприклад: "1 липня компанія X скоротить 30 відсотків своєї робочої сили на внутрішньому ринку на заводах в штаті Орегон і Айдахо". Ця основна інформація надається в пунктах розмови, щоб ті, хто надає інформацію, не випадково зробили фактичну помилку, що призвело до плутанини.

Наступні кілька кулі повинні надати більш детальну інформацію про процес або діяльність. Якщо у вашій мові говориться про негативну подію, поділіться позитивною інформацією, але не намагайтеся занижувати негативи. Медіа та громадськість захочуть отримати інформацію про деталі. Наприклад: "Яким є процес сповіщення працівників, коли вони будуть припинені? Чи існуватиме вихідна виплата або перепідготовка?" Намагайтеся передбачити ці питання і підготуйте відповіді. Пам'ятайте, що формулювання, яке ви обираєте для кожного з цих пунктів, буде повторно використано тим, хто надає новини.

Остаточні пункти паперу для розмовних пунктів повинні зосереджуватися на важливому повідомленні, яке ви хочете, щоб ваш спікер вийшов. Це може бути ключовим фактом, планом або баченням. Наприклад: "Ми засмучені проблемами, з якими ми знаємо, що сім'ї зможуть зіткнутися з цим рішенням, але сподіваємося на економічне відновлення, що це будуть короткострокові скорочення". Ні в якому разі не вказуйте у свої пункти розмови пункти, які ви не хочете, щоб ваш представник. Розмовники не є приватними документами і можуть бути прочитані засобами масової інформації.

Після того, як ви завершите роботу над документами, висловленими для обговорення, зустрічайтеся з тими, хто бере участь, та з керівниками вашої організації для перегляду. Включіть будь-який зворотний зв'язок та розробити список розсилки, що включає тих, хто, ймовірно, попросять говорити або обмінюватися інформацією з громадськістю. Це може включати виконавчу особу або залученого керівника, представника, інших, які беруть участь у комунікації у вашій організації, і співробітників з ролями, які залучають громадськість.