Процедура належної перевірки є по суті інтенсивним розслідуванням, яке передує значній угоді або рішенню. Наприклад, належні перевірки, як правило, відбуваються, коли ви серйозно зацікавлені в покупці бізнесу або потрібно розробити презентацію для великого контракту на аутсорсинг. Хоча процес може зайняти багато часу і часто має відбуватися за лаштунками, інформація, яку ви збираєте та визначаєте у звіті про належну перевірку, має вирішальне значення для прийняття правильного рішення або створення ефективної презентації.
Структура та фокус
Так само, як і в більшості інших офіційних звітів, звіт про належну перевірку включає в себе цілі, резюме, основні висновки, розділ рекомендацій та один або кілька додатків. Що відрізняє звіт від інших, однак, це його мета, спрямованість і ступінь інформації. Після завершення активної фази проведення належної перевірки - вивчення фактів, збору необроблених даних та здійснення особистих спостережень - генерація звітів організовує дані таким чином, що дозволяє оцінити існуючу ситуацію, виявити ризики та розкрити проблеми, які забезпечують залучення коштів можливостей.
Формат і голос
Більшість людей використовують звіт про належну перевірку як за кадром довідковий матеріал під час переговорів про контракт або ціну, або як джерело інформації для створення презентації пропозицій. Незалежно від мети, багато чого з того, що ви включаєте в звіт про належну перевірку, є конфіденційною інформацією, тому, крім написання для цільової аудиторії та зосередження на цілях, включайте лише найбільш релевантну або важливу інформацію. Використовуйте формальний голос і подайте факти, використовуючи об'єктивне, неупереджене письмо та окрему інформацію звіту в окремі розділи, використовуючи букви або цифри.
Цілі та резюме
Поясніть ваші причини для проведення належної перевірки у розділі цілей. Незважаючи на те, що резюме надходить відразу після цілей звіту - і перед органом - напишіть резюме останнього. Причина в тому, що читачі - найчастіше керівники компаній - зацікавлені в цьому розділі, можуть не поспішати, щоб прочитати повний звіт. Необхідно структурувати резюме, щоб воно читалося як мініатюрна доповідь, але водночас зберігати його довжину пропорційно до решти доповіді.
Основні висновки та рекомендації
Майкл Сіско, письменник і незалежний консультант з інформаційних технологій, говорить у статті на сайті TechRepublic, що ключові висновки повинні зосереджуватися на питаннях, які впливають на ціну або поточні операції компанії. Наприклад, якщо ви пишете звіт про належну перевірку, щоб використовувати презентацію контракту на аутсорсинг, вкажіть проблеми, які підтримують вашу ціну та позицію, наприклад, операційні процеси, які висвітлюють проблеми продуктивності та продуктивності. Крім того, включати коефіцієнти витрат, які показують, наскільки компанія наразі витрачає кошти на роботу в службі, а також виявляє такі ризики, як необхідність інвестувати ще більше грошей у модернізацію або заміну старого або застарілого обладнання. Виділіть можливості використання в розділі рекомендацій. Включити витрати на впровадження, забезпечити коефіцієнт повернення інвестицій і дати часові рамки для реалізації заощаджень або переваг для кожної можливості.
