Оптимізація процесу закупівель вимагає створення конкретних етапів закупівель, щоб звести до мінімуму час між моментом, коли особа запитує елемент і коли він його отримує. На основі вашого поточного процесу закупівлі ви можете упорядкувати вашу систему, змінюючи, хто залучений, надаючи більше повноважень для купівлі та встановлюючи певні правила постачальників.
Визначте слабкі сторони
Першим кроком в упорядкуванні вашого процесу закупівель є визначення того, чому ви хочете це зробити. Можливо, перевитрати. Ваші співробітники можуть бути менш продуктивними, тому що їм доводиться чекати необхідного обладнання. Ваші клієнти можуть бути незадоволені, оскільки ви не можете отримати матеріали, достатньо швидкі для виконання замовлень. Ваші форми або навіть відсутність ефективних документів можуть викликати вузькі місця. Як тільки ви дізнаєтеся, які ваші проблеми з купівлею, ви можете ознайомитися з процесом, щоб дізнатися, що може спричинити проблему.
Централізувати або децентралізувати
Один із способів оптимізувати процес покупки - це централізація його з однією особою або відділом. Замість того, щоб працівник звертався до її керівника відділу, який потім звертався до головного операційного директора, який потім звертався до фінансового менеджера, дозволити працівникам подавати запити безпосередньо одному агенту з закупівель. Це може скоротити час, необхідний для затвердження покупок, оскільки одна людина відповідає за терміни.
Однак, якщо ви вже маєте такий тип централізованого процесу закупівель, це може бути вашою проблемою. Це може статися, коли агент з закупівель переповнений проханнями, які вона має до досліджень. Якщо це так, розглянути питання про те, що керівники департаментів спочатку затверджують покупки, які вони потім подають до фінансового відділу. Щоб максимально скористатися цією системою, створіть «належну» дату для всіх ваших форм, щоб переконатися, що всі учасники знають, коли наказу йде, і знати, що вони будуть притягнуті до відповідальності.
Збільшення органу закупівель
Іншим методом для оптимізації закупівель є надання більшій кількості працівників повноважень здійснювати покупки. Це може призвести до перевитрат, якщо ви не встановлюєте певні параметри, наприклад, які товари та послуги може придбати конкретний працівник, обмеження на кількість покупок, які він може зробити, і які постачальники він може використовувати. Подумайте про те, щоб дозволити працівникам робити менші покупки, особливо звичайні, які зазвичай схвалюються, наприклад, канцелярські товари. Якщо ви можете контролювати використання кредитної картки компанією окремими працівниками, випускайте картки співробітникам, що надають їм повноваження, дозволяючи їм робити онлайн, цегляні та мінометні або телефонні покупки, не вимагаючи чека або покупки кредитної картки в бухгалтерії. Створіть сувору політику компанії щодо використання кредитної картки компанії.
Попередньо схвалити постачальників
Якщо працівникам необхідно досліджувати та підтверджувати постачальників щоразу, коли вони роблять покупку, створіть список затверджених постачальників, яких вони можуть використовувати. Це допомагає забезпечити роботу з постачальниками, яких ви знаєте, і можуть створити обсяг купівлі, що може призвести до знижок постачальників. Налаштуйте систему закупівлі з затвердженими постачальниками, щоб вони не повинні запускати кредитний звіт про вас кожного разу, коли працівник здійснює покупку. Дайте постачальникам список співробітників, які можуть робити покупки, або скористайтеся кодом компанії, який ви надаєте, щоб обрати співробітників. Запит на форму пропозиції або шаблон, який ваші співробітники можуть використовувати, коли їм потрібно отримати декілька ставок на роботу, спростить процес, усунувши необхідність створення співробітниками документів заявок.
Покращення планування покупки
Якщо ви заздалегідь знаєте, що потрібно придбати певні товари та матеріали, заплануйте ці закупівлі в повільні терміни у вашій компанії заздалегідь. Це може допомогти зменшити втрату покупок у морі документів, що вимагають запитів на рівні відділу та прискорених запитів. Попросіть ваші менеджери відділів подавати щоквартальні запити на купівлю, включаючи дати постачання, а ваш агент з закупівель повинен створити календар для здійснення покупок.
