Якщо ви відповідаєте на прохання про пропозицію або пропонуєте пропозицію про надання послуг, пам'ятайте, що засновник Kyocera, Казуо Інаморі, колись зауважив: «Жоден клієнт ніколи не ходить до магазину лише для того, щоб догодити власникові. кількість інформації про вашу здатність обслуговувати проект, орієнтуватися на потреби клієнта, інструкції та гарячі кнопки. Таким чином, тон, зміст і організація вашої пропозиції відповідатимуть належним чином. Продемонструйте чітке розуміння бізнесу клієнта та виділіть переваги використання ваших послуг для того, щоб упакувати переконливу перевагу у вашу пропозицію.
Підготовка попередньої пропозиції
Плануйте вміст. Якщо не вказано, запитайте клієнта про ті фактори, які вона буде враховувати при прийнятті рішення про покупку, а потім відповідно сплануйте свою пропозицію. Як мінімум, звертайтеся до свого розуміння потреб клієнта і того, що відрізняє вас від конкуренції з точки зору навчання, досвіду, можливостей і відносин. Також звертайтеся до свого підходу до вирішення потреб клієнта, а також про те, як довго він займе і скільки коштуватиме.
Створіть контур, який згодом може служити змістом. Якщо ви відповідаєте на офіційний запит на пропозицію, дотримуйтесь його конкретних інструкцій. В іншому випадку, організуйте свою інформацію з найважливішого для найменш важливого для клієнта. Наприклад, розміщуйте резюме до початку пропозиції для нового клієнта або до кінця своєї пропозиції для повторного клієнта, який вже знайомий з вашими обліковими даними.
Створіть матрицю, яка призначає один рядок для кожного розділу у вашому контурі, і один стовпець для кожної з проблемних областей або критеріїв вибору клієнта. У кожній клітині, що випливає з цього питання, дотримуйтеся аспектів своєї кваліфікації та підходу, які стосуються гарячих кнопок вашого клієнта Використовуйте цю матрицю для того, щоб ваш вміст був прив'язаний до потреб Вашого клієнта, і нагадайте про точки, які необхідно підкреслити в кожному розділі.
Написання пропозицій
Слід підкреслювати переваги клієнта послідовно протягом всієї пропозиції щодо послуг. Завжди починайте розділ, що описує, як клієнт отримає те, що він цінує або хоче, або уникає того, що він боїться або не любить, використовуючи ваші послуги.
Надайте докази, які підтверджують вимоги, які ви робите в своїй пропозиції. Наприклад, обгрунтувати успішний досвід роботи з подібною роботою з рекомендаційними листами, безкоштовними цитатами або контактною інформацією задоволених клієнтів.
Прийняти відповідний формат і тон. Іноді достатньо офіційного листа, в іншому випадку необхідний довший документ з розділами із вкладками. Якщо не вказано, запитайте клієнта, яким би вона хотіла отримувати вашу інформацію, і якщо вона зможе надати вам копії минулих переможних пропозицій для перегляду.
Створіть легкий для читання матеріал. Використовуйте короткі, послідовні речення в абзацах не більше 10 рядків. Використовуйте розмір шрифту від 10 до 12 пунктів і вільно включайте пробіл між розділами та параграфами. Використовуйте заголовки, щоб допомогти клієнту просканувати, сканувати та легко знайти інформацію. Підкреслюйте важливі моменти з графікою та візуальними зображеннями, а також жирним шрифтом, курсивом або підкресленим текстом.
Поради
-
Коли ви просите клієнта роз'яснити будь-які неясні області проекту або вимоги пропозиції, використовуйте привід, щоб продемонструвати свій інтерес до його бізнесу та інтересів.
Створіть огляд змісту своєї пропозиції, щоб надати клієнту хедз-план того, що має відбутися. Дайте цей огляд на початку Вашого листа-пропозиції або супровідного листа; у більших пропозиціях створіть розділ зведеного резюме, який слідкує за змістом і передує всім іншим розділам.
Шаблони корисні для запобігання необхідності винаходити колесо кожного разу, коли ви пишете пропозицію на послуги.
Перевірте свою пропозицію щодо помилок правопису та граматики перед друком і поданням. Використовуйте стільки очей, скільки є; прості помилки можуть проскочити людьми, які прочитали багато версій пропозиції. Знайдіть свіжі очі, якщо це можливо.
