Звіти про хендовер є основним інструментом, який використовує вихідний працівник для інформування про нову роботу минулих робіт і про те, що має відбутися для забезпечення безперешкодного переходу працівників. Цей тип звіту можна використовувати різними способами. Вона може включати в себе інформацію для простої зміни зміни або для постійного працівника, що замінює. Звіт повинен містити всю найважливішу інформацію, яку повинна знати особа, що бере на себе, щоб переконатися, що після того, як ви залишите свою посаду, не виникне непотрібних і непередбачених проблем.
Підготовка звіту про хэндовери співробітників
Перш ніж розпочати побудову Вашої замітки, зробіть список всієї інформації, яку повинен знати вхідний співробітник. Подумайте, що ви робите щодня, а також те, що ви робите щотижня, щомісяця або щорічно. Включіть іншу інформацію, окрім ваших основних обов'язків і обов'язків, таких як важливі контакти, протокол, ланцюжок команд, паролі, ключі, важливі дати, програми навчання та будь-яку іншу інформацію, що стосується конкретної роботи.
Подумайте про терміни та пріоритети
Коли ви відчуваєте, що ваш список завершений, почніть розбивати список за пріоритетами, частотою, типом інформації та послідовності. Перелічіть поточні проекти, дати або час, коли вони почали, як вони повинні прогресувати, і їх очікувану дату або час завершення. Вхідний працівник повинен знати, які завдання їм потрібно визначити за пріоритетами після передачі.
Почніть з ключових цілей
Почніть з написання короткого викладу цілей для вашої посади - вашої та компанії - так, щоб ваша заміна знала, де їм слід починати. Те, що слід, залежить від мети звіту. Наприклад, для звіту про хендовер для зміни зсуву ви почнете з того, що було розпочато у вашій зміні, і має бути завершено наступним. Також зверніть увагу на завершені завдання, тому вхідний зсув не дублює те, що ви зробили. Для нового, постійного працівника, напишіть список коротко- та довгострокових проектів, на яких ви зараз працюєте, а також помітні проекти, які ви завершили в минулому. Включіть всі дати та терміни, які нова людина повинна знати.
Додати поради та ресурси
Також корисно включити поради для успішного виконання поставлених завдань. Наприклад, ви можете створити детальну директорію розташування конкретних документів та елементів для вашої заміни, а також вказати контактну інформацію для людей, які стосуються роботи. Якщо це можливо, вкажіть способи підвищення продуктивності та ефективності роботи. Це дасть вашій заміні інструменти для продовження того, що ви почали без переривання потоку процесу і збільшуєте ймовірність успішного результату.
Використовуйте шаблон
Щоб спростити процес створення звіту про хэндовери співробітників, створіть свій звіт за допомогою офісної комп'ютерної програми. Використовуйте існуючий шаблон звіту про хендовер або створіть власний шаблон на основі елементів, специфічних для завдання - набравши "шаблон звітів про передачу" в пошуковій системі, слід повернути безліч прикладів. І не забувайте перевіряти звіт про передачу послуг, перш ніж вийти з позиції, щоб забезпечити доступність всієї відповідної інформації новому співробітнику.
