Документація співробітників важлива з кількох причин. Документація обґрунтовує заходи щодо працевлаштування, від набору та відбору до відставки, виходу на пенсію або припинення. Навчання та розвиток, компенсації та вигоди також є частиною документації працівника. Підтримання точної та повної документації підтримує цілі людських ресурсів, такі як планування наступності та сприяння зсередини. Документація працівників, коли вона підготовлена обережно, конфіденційно і відповідно до політики компанії, є основою відділу кадрів.
Набір і відбір
Навіть якщо ваш процес набору та відбору починається з подання онлайн-заявки через систему відстеження заявників, документація залишається важливим компонентом процесу найму. Як мінімум, процес найму включає попередні телефонні скринінги, інтерв'ю особисті та інтерв'юерські оцінки. Важливе значення для цього процесу має документація - беручи записки під час особистих інтерв'ю, це практично вимога допомогти прийняти мудре рішення щодо найму. Крім того, якщо ви хочете передати кваліфікацію кандидата іншому менеджеру по найму, це допомагає поділитися своїми записками на інтерв'ю. Записки на інтерв'ю містять ваші особисті оцінки та думки. Тому, якщо нотатки з процесу набору та співбесіди не містять тестових балів або повторюють певні факти про набір навичок кандидата, цей тип документації зазвичай не стає частиною кадрової справи. Важливо, що документація працівника також обґрунтовує право на зайнятість.
Навчання та розвиток працівників
Документування продуктивності працівників є важливим для підтримки задоволеності роботою, продуктивності та залученості. Ваша система управління ефективністю включає ряд компонентів, таких як посадові інструкції, неофіційна зворотній зв'язок, навчання, дисциплінарні заходи та щорічні оцінки роботи. Всі ці компоненти потребують документації для вашої системи управління ефективністю, щоб залишатися в курсі. Відсутність документації близька до відсутності зв'язку в цій сфері. Співробітники залежать від зворотного зв'язку, щоб надихнути мотивацію та підвищити моральний дух співробітників. Без документації працівники не мають інструментів, необхідних для задоволення очікувань роботодавця.
Компенсація та пільги
Документація працівника є важливим елементом вашої структури компенсації та пільг. Без такої документації неможливо відстежити заробітну плату працівників, підвищити заслуги, бонуси наприкінці року, а також обов'язкові та добровільні відрахування. Документація також підтримує статус виплат працівникам, як, наприклад, варіанти охорони здоров'я, залежний догляд та гнучкі рахунки витрат. Відділ заробітної плати фіксує значну частину документації працівників у цій сфері; однак, ваш службовець з питань конфіденційності має виключний доступ до всієї медичної документації, щоб зберегти конфіденційний характер інформації про працівників.
Закінчення зайнятості
Коли припиняється термін перебування працівника в компанії, документація є надзвичайно важливою. Незалежно від причини, ви повинні підготувати та подати документи, які документують цю роботу. Якщо ви припините роботу співробітника, документація виправдає ваше рішення. Виписки працівників, пов'язані з низькою ефективністю, порушеннями політики або грубими проступками, вимагають документації для підтримки примусового припинення. Якщо працівник вирішить подати скаргу на незаконне звільнення, документація може захистити активи вашої компанії, якщо скарга переросте до судового розгляду. Якщо працівник пішов у відставку або пішов у відставку, документація необхідна для продовження пільг у сфері охорони здоров'я та доходів.
