Коментування результатів роботи працівників може відбуватися під час щорічної оцінки роботи, або коментарі можуть бути надані під час неформальних чатів з працівником. Супервайзери, які оцінюють роботу працівників, повинні дотримуватися певних протоколів і практики компанії, коли надають співробітникам зворотний зв'язок щодо рівня їх роботи. Коментарі щодо результатів роботи працівників повинні робитися раціональним, добре задокументованим способом з достатніми можливостями для того, щоб працівник міг надати свій внесок.
Перегляньте особовий файл працівника. Якщо Ви проводите щорічну оцінку діяльності та маєте намір надати коментарі в рамках засідання оцінки, перегляньте якнайбільше документації, доступної на період оцінки. Наприклад, дисциплінарні та коригувальні нагадування, записи про відвідуваність, журнали роботи, рекомендації та самооцінки працівників є матеріалами, які ви повинні переглянути перед зустріччю з працівником, щоб надати коментарі щодо результатів роботи. Подивіться на роботу працівника у своїй сукупності, перш ніж будувати коментарі протягом періоду оцінки під час щорічної оцінки.
Заплануйте час для зустрічі з працівником про його виконання. Якщо працівник не очікував зустрічі з вами, щоб обговорити роботу, розкажіть їй, що саме є предметом зустрічі, і заохочуйте її принести відповідні матеріали та нотатки про її виступ. Нагадайте працівникові, що зустріч - це розмова, а не односторонній звіт про її виступ без будь-якого внеску або відгуку співробітників.
Почніть зустріч на позитивній ноті, визнавши внески працівника, його кваліфікацію і те, як компанія цінує свої навички та кваліфікацію. Надайте коментарі та створіть резервні копії коментарів документацією. Дотримуйтеся фактів і особистих спостережень, пов'язаних з роботою. Утримайтеся від використання обвинувального тону, коли ви надаєте конструктивний відгук і не покладаєтеся на інформацію, яка використовується, якщо немає письмової документації для обґрунтування спостережень інших. Ефективне спілкування зі своїм працівником під час цієї зустрічі є дуже важливим. Nolo, постачальник правової інформації для роботодавців, надає поради щодо надання відгуку працівників у своєму керівництві під назвою "Як провести оцінку працівників". У ньому йдеться: «Зосередьтеся на тому, наскільки добре (або погано) працівник виконує свою роботу - не на особистих характеристиках або рисах працівників».
Перегляньте конкретні випадки, коли ви спостерігали, як працівник виконує свої обов'язки. Надайте збалансовану зворотний зв'язок - іншими словами, не зосереджуйтеся на строго конструктивній або негативній зворотній зв'язку, навіть якщо це була мета вашої розмови. Наведіть приклади роботи працівників, що відповідають очікуванням компанії. Визначте області, де ви вважаєте, що співробітник демонструє чудову продуктивність, і відзначте місця, де він міг би покращити свою роботу.
Документуйте свою розмову з працівником. Якщо зустріч є кульмінацією атестації, надайте працівнику копію документа про оцінку та попросіть її підписати його. Якщо це неформальна зустріч, де ви надаєте конструктивні відгуки та пропозиції щодо вдосконалення, залучіть працівника до діалогу про те, як покращити її роботу. Запитайте, які тренінги та ресурси їй потрібно покращити, і вкажіть, коли ви будете стежити з нею, щоб надати їй необхідні інструменти. Якщо на засіданні обговорюється робота, яка перевищує очікування компанії, скажіть працівникові, що ви підсумуєте свої коментарі і покладете копію резюме в її кадровий файл, а також надайте їй копію.
