Ефективний відповідь на запит з листом дає клієнту потрібну інформацію відразу, уникаючи зайвих формулювань або наповнювачів. Своєчасне реагування на запити клієнтів щодо інформації підвищує авторитет вашого бізнесу.
Відкриття
Введіть ім'я клієнта та контактну інформацію у верхньому лівому куті листа у стандартному форматі. Наприклад:
Джон Сміт
555 Провулка пересмикань,
Спрінгфілд, Огайо
Під адресою клієнта вставте дату написання листа.
Використовуйте ім'я клієнта, щоб персоналізувати лист, а не загальний "Шановний клієнт". Перший рядок після привітання повинен дати йому знати, що лист дійсно є відповіддю на його запит на інформацію: "Дорогий Джон, у відповідь на ваш запит на інформацію …"
Тіло листа
У вас є лист клієнта перед тим, як ви складаєте відповідь. Прочитайте лист ще раз, щоб переконатися, що ви чітко розумієте інформацію, яку він просить. Якщо клієнт бажає більше ніж одну інформацію, виділити різні елементи щоб не залишити жодної інформації. Потім у тілі листа зверніться до кожного елемента у форматі списку. Якщо можливо, скористайтеся елементами форматування списку точок чи нумерованих списків, наданих у програмі.
Закриття
Запросіть клієнта вжити заходів на підставі наданої вами інформації та повторної співпраці з Вашим бізнесом, консультує Cynthia Perun в Entrepreneur. Якщо ви можете допомогти клієнту розмістити онлайн-замовлення з місця вашого підприємства, наприклад, запропонуйте йому прийти до магазину, щоб зробити це. Включіть свій номер телефону компанії, адресу електронної пошти та адресу веб-сайту. Це нормально повторювати цю інформацію в листі закриття - і запросити клієнта зв'язатися з вами, якщо він потребує подальшої інформації.
Поради
-
Опечатки та граматичні помилки погано відображаються на вашому бізнесі. Перш ніж надсилати будь-яку кореспонденцію клієнтам, включаючи відповіді на запити щодо інформації, попросіть адміністративного асистента або співробітника перевірити листи принаймні двічі.
