Підготовка звіту з людських ресурсів вимагає знання всіх дисциплін у сфері HR, а також розуміння потреб на робочому місці, досягнень та стратегії бізнесу. Звіти з людських ресурсів можуть виконувати ті ж цілі, що й аудит кадрових ресурсів. Під час аудиту кадрів, записи про зайнятість, прогнози, тенденції та управління є основними розділами при визначенні рентабельності інвестицій у діяльність відділу кадрів.
Обговоріть з директором з людських ресурсів або головним виконавчим директором компанії мету звіту з персоналу. Визначте, чи повинен звіт стосуватися однієї конкретної області, деяких або всіх функцій відділу кадрів. Запитайте, хто буде отримувати звіт, оскільки це може визначити, який тип конфіденційної інформації слід розкривати.
Запитуйте дані про перепис працівників персоналу інформаційних систем людських ресурсів або менеджера з інформаційних технологій. Виходячи з того, що охоплює ваш звіт з управління персоналом, вам можуть знадобитися сортування даних за різними змінними, такими як термін перебування на посаді та продуктивність, відділ чи відділ і зарплата. Якщо ви збираєтеся складати звіт з метою вивчення вашої політики рівних можливостей зайнятості, буде потрібно додаткове сортування на основі раси, статі, віку, статусу ветерана та інвалідності.
Огляд даних про працівника для точності та повноти. Зробіть виправлення та, якщо необхідно, запитайте виправлену версію звіту про перепис працівників. Такі відомості, як позиція працівника, тривалість перебування на посаді, раса, секс, призначення відділу, відвідуваність та продуктивність повинні бути точними, щоб скласти докладний звіт.
Збирати копії трудових форм. Таким чином, комплексний звіт з управління персоналом стосується політики та процесів, таким чином, переглядає форми, що використовуються для кожного типу заходів з працевлаштування. Зібрати заявки, форми оцінювання рекрутерів, документи з атестації, дисциплінарні та звіти про скарги, форми конфіденційної інформації про співробітників та копію посібника працівника.
Складіть план областей фокусування. Запропоновані напрямки включають: законодавство, що впливає на зміни виплат працівникам; тенденції зайнятості, пов'язані з робочою силою багато поколінь; навчання та розвиток для планування сукцесії; промоційні та професійні можливості, які виявилися ефективними на вашому робочому місці; а також аналіз обороту компанії порівняно з іншими галузями та підприємствами.
Проводити дослідження з питань, які ви збираєтеся проаналізувати. Прочитайте статті, статистику, дані та журнали з питань торгівлі для отримання інформації про передовий досвід роботи з персоналом для кожного напряму. Підготуйте файл для кожної теми та розмістіть у кожному файлі дослідження та релевантну інформацію про своє робоче місце. Організація ваших досліджень і даних таким чином полегшує фокусування на одній темі за раз.
Побудуйте письмовий аналіз для кожної зони фокусування - за одну область. В ідеалі, ваш аналіз міститиме пояснення даних на робочому місці, порівняння даних з минулою практикою та поточними тенденціями зайнятості, а також рекомендації щодо вдосконалення в кожній сфері функцій людських ресурсів та зайнятості.
Розробити вступ до вашого звіту з персоналу. Поясніть мету звіту, кому розповсюджується звіт і бажані результати. Створіть свій проект якомога детальніше, але тримайте весь вступ приблизно на трьох сторінках. Добре побудований підсумковий звіт, як правило, готується після завершення доповіді, подібно до резюме бізнес-плану. Читач повинен мати можливість прочитати ваше вступне пояснення і зрозуміти тему кожного розділу у звіті.
