Цифровий світ зробив комунікацію, можливо, найважливішим набором навичок як для окремих осіб, так і для корпорацій. Коли комунікації розпадаються всередині компанії, це часто є провісником того, коли інша динаміка на робочому місці буде слідувати цій спадній спіралі. Щоб оволодіти комунікацією, необхідно розуміти фундаментальні відмінності між формальними та неформальними комунікаціями, і коли кожен з них найкраще застосовується. Коли спілкування є рідким і відкритим, воно часто призводить до підвищення ефективності, кращих відносин і більшої моральності.
Що таке корпоративні комунікації?
Перш ніж потрапити в тонкощі формальних і неформальних методів комунікації, добре мати базову суть того, що включає корпоративні комунікації.
Корпоративні комунікації можуть бути як внутрішніми, так і зовнішніми. Іноді це може бути підготовка співробітників до іміджу бренду, а також про те, як підтримувати та проектувати бренд через всі свої зусилля. Комунікації використовуються для формування відносин між зацікавленими сторонами. Саме завдяки обміну повідомленнями збиток контролюється або погіршується, коли справа йде вбік. Комунікації визначають маркетинг, зв'язки з громадськістю та зовнішню обізнаність бренду. У процесі обміну повідомленнями та спілкування корпорації створюють рамки для того, де вони очолюються та які проекти йдуть по трубах.
Коротше кажучи, корпоративні комунікації стоять за майже кожним аспектом сучасного бізнесу. Досягти успіху в спілкуванні - це ключовий шлях, як співробітники, так і керівництво можуть взяти на себе високу кар'єру.
Що таке формальні та неформальні методи комунікації?
Будь-який спосіб, коли людина хоче зробити щось відоме, є методом спілкування, а різноманітність величезна. Деякі з них включають:
- Розмовляючи навколо охолоджувача води.
- Надсилання електронної пошти для всієї компанії або особи з особи.
- Розміщення на корпоративних форумах.
- Обмін інформацією в корпоративному бюлетені.
- Закріплення брошури на дошці оголошень.
- Обмін повідомленнями чату з одноранговими вузлами.
- Групові або командні розмови в компанії Slack group або Basecamp board.
- Звернення до корпоративного круглого столу.
- Виступаючи на пікніку компанії.
- Будь-яка форма текстових повідомлень, соціальних медіа і навіть відео.
- Видача звіту зацікавлених сторін.
Жоден з цих методів не є ефективним для спілкування. Всі вони отримують слово. Питання в тому, чи є вони відповідним методом для цього повідомлення? Навіть важливіше, чи є вони недоречними?
У деяких регіонах текстові повідомлення після години можуть бути протизаконними або суперечити контрактним умовам працівника. Подружитися на Facebook може бути неприйнятним для керівника або менеджера, оскільки це може призвести до неприборканої неформальності поза робочим часом. Від регіону до регіону і від компанії до компанії сьогоднішній спектр комунікацій представляє різноманітні дилеми та міркування, які повинні бути визнані та зрозумілі як керівникам, так і співробітникам.
Приклади неформальних методів комунікації
Неформальні комунікації - це будь-який спосіб спілкування, який не слідує корпоративному ланцюжку команд або дотримується встановлених найкращих практик в компанії. Вона може включати плітки, чутки, випадкові балаканини, стьобу перерви та інші. Це відбувається в електронних листах, через тексти, на групових додатках для обміну повідомленнями, рукописних записках, накладених на повідомлення, на телефонні дзвінки і навіть у командних блогах. Часто вона вважається одноранговою, тобто вона рідко зустрічається з особами на різних рівнях влади.
Загалом, він може бути стрімким, незапланованим, випадковим і неперевіреним. Звичайно, це не означає прийняття останнього слова, і часто очікується, що це буде нерегулярно.
Можливо, один співробітник випадково каже: «Я бачив звіти про продажі, і я думаю, що це означає погані речі для нашої безпеки роботи». Це неформальне спілкування, яке жодним чином не означає суть справи компанії. Продажі можуть знизитися з будь-якої причини, від великого клієнта, який оголосив про банкрутство, до розробки продукту, який почав розробляти новий запуск, який може зробити старий продукт застарілим. Щоб кожен прийняв такий легкий коментар, як євангелія може бути небезпечним для морального духу команди. Важливо, щоб співробітники розуміли випадкові спостереження як "неформальне спілкування" від однієї людини, що може пошкодити команду.
Скажімо, інший працівник розсилає текст у всьому масштабі, запрошуючи всіх бажаючих після напоїв у Ванду. Можливо, це сталося в корпоративному обліковому записі, і він може залучати співробітників, але це неофіційний і несанкціонований офісний збір. І це великі будівельники команди, і їх слід заохочувати, але компанія повинна мати політику щодо того, як організовуються подібні заходи - наприклад, не через облікові записи компанії.
Неформальна комунікація також може бути будь-яким видом зйомки на вітер. Це співробітники, які розмовляють про свої вихідні або поширюють звістку, що Джойс народила свою дитину. Футбольні басейни, базікаючи про погоду, захопившись парковкою або запитавши вголос про випуск продуктів нового кварталу - все це неформально.
Коли спілкування на робочому місці є неформальним, часто не існує потреби у збереженні конфіденційності або очікуванні конфіденційності.
Приклади формальних методів зв'язку
При офіційному спілкуванні на робочому місці, як правило, розглядаються напрямки. Це зверху вниз, знизу вгору, бічне або горизонтальне. Вона включає в себе департаменти та усталену практику. Формальне спілкування, як правило, задумане заздалегідь - це повідомлення, яке було продумано і заплановано, а потім розповсюджено для конкретних працівників, окремих департаментів або навіть компанії або її зацікавлених сторін в цілому.
Це теж може відбуватися в електронних листах або через телефонні розмови. Але найважливішим критерієм для офіційного спілкування є те, що він розглядається як "через належні канали".
Прикладом може бути те, коли компанія «латунь» видає електронний лист із вкладеним формальним додатком, пояснюючи, чому не можна оплатити понаднормову роботу і не отримає компенсацію за певну тривалість. Такий лист буде включати управління, бухгалтерський облік і, можливо, навіть юридичний департамент, щоб він захищав компанію від будь-кого, хто неправильно зрозумів лист і намагався перерахувати несанкціонований овертайм. Це, ймовірно, буде включати в себе "отримання квитанції" на електронну пошту як доказ того, що кожен одержувач відкрив і прочитав сказане комюніке.
Звіт про запаси для зацікавлених сторін є офіційним повідомленням. Огляд працівників у менеджера може вважатися офіційним повідомленням, коли є письмовий звіт. Відео, створене керівництвом для пояснення проекту та доступного через корпоративну хмару, є формальним, тоді як відео-чат неформальний. Корпоративний блог - це формальний спосіб отримати новини про нові продукти або послуги, не тільки для команди компанії, але й для їхніх існуючих і потенційних клієнтів. Коли з'являються погані новини про проект, а відділ зв'язків з громадськістю розгортає пожежі, це зовнішнє офіційне спілкування.
Всі ці методи спілкування мають спільну спільність - жоден з них не є спонтанним. Всі вони, ймовірно, включатимуть гарну граматику, лаконічну мову, галузевий жаргон, корпоративні терміни і, можливо, навіть брендинг компанії.
Чому потрібні формальні та неформальні методи комунікації
Зв'язок впливає на те, що відбувається в нашому житті. Він придушує страхи; вона надихає і виховує. Він будує відносини і може розірвати їх.
Компанії, які не мають хороших комунікацій, часто зазнають широкого кола проблем. Це може змусити співробітників плутати про те, які дії потрібно вжити або як поводитися. Суперечки можуть відбуватися між відділами. Помилки трапляються. Темпери можуть спалахнути. Результатом може бути все - від неефективності до юридичних проблем.
З гарним спілкуванням - як неформальним, так і формальним - корпоративна культура має тенденцію бути сильнішою, здоровішою та продуктивнішою. Коли працівники відчувають, що вони володіють інструментами для спілкування як один з одним, так і з керівництвом, вони часто краще розуміють свої ролі та цілі.
Коли керівництво має широкий спектр можливостей для спілкування з працівниками, він створює кращі відносини, надихає більшу лояльність і може призвести до підвищення продуктивності в цілому.
Якщо спілкування відбувається лише неформально або формально, це створює конфлікти.
Приклади змішаних або неправильно керованих комунікацій
Можливо, керівництво ніколи не змішується зі своєю командою. Можливо, Петро, начальник відділу продажів, не знає, що Джон постійно відчуває себе хворим, завдяки відважному обличчю Джона. В результаті, Пітер не розуміє, що команда підкреслена, тому що Джон так багато бореться. Коли Джон повідомив Петра, що йому поставлено діагноз раку, це шок, тому що Пітер ніколи не цінував чаті навколо кулера для води, і уникав неформальних повідомлень електронною поштою. Оскільки Петро був настільки віддаленим на неформальному рівні, його відділ продажів не довіряє йому, і вони мають побоювання, що засоби діагностики раку Джона для забезпечення Джона безпеки роботи та майбутні навантаження.
Хороші менеджери розуміють, що неформальне спілкування робить відносини сильнішими не тільки в їх кінці, але і як блок формування морального духу для всієї компанії, від адміністратора до дебіторської.
Хоч, якщо комунікація є лише неофіційною, вона залишає працівників плутаними і розчарованими. Якщо кожна політика компанії випущена лише спонтанними, реакційними вибухами електронною поштою і ніколи не випускається офіційно як добре продумана місія, вона може відчувати, що ворота постійно рухаються. Це дійсно політика, або просто інший настрій, який має керівництво?
Можливо, у травні керівник розробки продукту вибухає компанію з випадковим письмовим листом, в якому говориться: «Команда наполегливо працює над новим інтерфейсом, який зробить наше бухгалтерське програмне забезпечення простішим для клієнтів. Не впевнений, що назву або дату випуску, але це безумовно в роботі."
Потім, у липні, з'явилася електронна пошта, яка називає: "Ми повернулися до дошки малюнків на інтерфейсах. Метою є підвищення функціональності, що призводить до зменшення кількості дзвінків на обслуговування клієнтів. ”
Тим не менш, офіційного комюніке не було нічого спільного з переплануванням інтерфейсу. Що повинні говорити або робити співробітники щодо проблем інтерфейсу, якщо клієнти запитують? В даному випадку, компанія повинна зробити це разом і видати офіційне повідомлення про те, до чого працює команда розробників, оскільки це важлива інформація для кожного рівня компанії, від бюджетування до маркетингу, а департаменти можуть розробити план дії на майбутніх інтерфейсах.
Як навчити співробітників формальним і неформальним методам комунікації
Коли мова йде про спілкування, на карту більше, ніж коли-небудь. Політика є критично важливою в корпоративному середовищі, і коли це викладено, це формально. Потрібні письмові вказівки, у разі потреби надаються роз'яснення. Можливо, роз'яснення може відбутися через звернення до персоналу на засіданні або дозволу каналу Slack на обговорення, але важливо, щоб не було жодних неясностей.
Запропонуйте співробітникам займатися і ставити питання, якщо вони нічого не знають. Дозвольте їм знати, що надіслати електронною поштою чи іншим письмовим повідомленням, якщо вони хотіли б відповісти на паперовий шлях, - це добре. Така папір-стежка також захищає компанію.
Політика повинна вказувати, де фірма стоїть на таких речах, як плітки - що це може бути шкідливо і непродуктивно, що всі працівники заслуговують на повагу і конфіденційність на питаннях як на робочому місці, так і поза його межами. Політика також повинна пояснити, що хоча люди можуть вільно використовувати соціальні медіа як приватні особи, вони не повинні ділитися робочим продуктом або говорити про питання компанії на своїх соціальних каналах.
Рекомендації також можуть пояснити, чи можна використовувати електронну пошту неформально в роботі або чи повинні вони бути обмеженими програмами для обміну повідомленнями тощо. Вони повинні визначити, чи існують правила для надсилання повідомлень або надсилання електронної пошти після закінчення робочого часу, і якщо від працівників очікується, що вони контролюватимуть цю діяльність поза межами майданчика.
Це також стосується повторної політики щодо флірту та переслідувань, оскільки вони завжди є неформальними комунікаціями, які часто виставляють наголос на правилах компанії.
Зрештою, письмовий довідник про спілкування в компанії - це найкращий спосіб встановити культуру корпоративного спілкування. Пам'ятайте, що неформальне спілкування є цінною, морально-побудовою частиною будь-якого робочого місця і повинна час від часу процвітати. Звичайно, він може вийти з-під контролю, якщо він працює безперервно, тому компанія повинна мати керівні принципи щодо того, коли це є доречним і що є доречним для обговорення неформально. Сексуальні завоювання, ні, але чудовий вихідний у кабіні, це прекрасно.
Зрештою, створюючи позитивне, відкрите комунікативне робоче середовище, ви побачите, що ваша компанія користується менш стресовим, більш продуктивним середовищем, з працівниками, які відчувають себе більш лояльними та цінуються на робочому місці.
