Розробка офісних процедур приносить користь вашому офісу або бізнесу, допомагаючи вам і вашій управлінській команді стандартизувати конкретні операції. Офісні процедури допомагають підтримувати досконалість послуг і служать керівництвом, яке надає необхідну інформацію для забезпечення якості послуг. Створення чітких і точних процедур досягається шляхом послідовної послідовності планування контенту, написання процедур, складання посібника або посібника та відстеження всіх змін, внесених до процедур. Офісні процедури можуть бути написані для певної офісної функції або для управління всім офісом.
Елементи, які вам знадобляться
-
Магнітофон (додатково)
-
Ноутбук і текстовий процесор
-
Календар або планувальник
Запишіть, чому ви пишете процедури і хто буде використовувати процедури. Визначте, як часто будуть використовуватися процедури або розділи процедур. Особливість допомагає зосередитись і структурувати зусилля з документації.
Створіть графік збору інформації про те, які завдання виконуються і як часто виконуються завдання. Інтерв'ювати експертів, які виконують завдання, і записувати кроки, виконані для завершення кожної діяльності в межах завдання. Якщо ви створюєте кроки з нуля, намалюйте просту послідовність дій персоналу, починаючи від початку до кінця, щоб виконати завдання.
Визначте, коли документ буде доставлений і чи буде він розміщений у паперовому або онлайн-форматі. Для практичних цілей процедури на папері ідеальні, тому що вони служать легким довідником і корисні під час навчання процедур. Під час створення процедур зручно мати структуру файлів і просту угоду для іменування файлів.
Розділіть процедури на розділи відповідно до функції. Створення специфічних для функції завдань призначає роль і відповідальність особі або відділу, який повинен виконати завдання.
Напишіть процедурні кроки, необхідні для виконання кожного завдання. Використовуючи записи інтерв'ю, написані або записані на Кроці 2, напишіть активність послідовно, щоб кожен міг успішно виконати завдання та завдання. Після повної документації завдань виконайте перевірку правопису та перегляньте повний вміст. Ідеально, щоб один або два експерти перевірили проект документації на точність.
Внесіть необхідні виправлення та зробіть другий або остаточний проект. Маючи на увазі дату доставки документа, виконайте остаточну перевірку документа, а потім зробіть остаточний документ для друку або онлайн-посилання. Надішліть копію в папку з трьома кільцями для зручності заміни сторінки, коли здійснюються оновлення.
Поради
-
Використання будь-якої існуючої інформації або блок-схем завдань дозволить скоротити час, необхідний для завершення розробки процедур, і допомогти в мінімізації оперативних помилок.
В середньому для завершення процесу документації та розгляду потрібно близько шести тижнів.
